Lean Meetings

Vor eini­ger Zeit las ich einen Blog-Arti­kel mit dem für mich extrem ein­la­den­den Titel „Intro­du­cing the Lean Mee­ting: How to Get Rid of the #1 Time Suck“, in dem eine für mein Emp­fin­den sehr radi­ka­le Ver­si­on von „Lean Mee­tings“ beschrie­ben wird, die grund­sätz­lich in maxi­mal 12 Minu­ten aus­schließ­lich genau ein The­ma bear­bei­ten bzw. genau einem Zwecke/​Ziel die­nen und dabei mög­lichst jed­we­de sozia­le Kom­po­nen­te vermeiden​¹.

Die­ser Ansatz erscheint mir offen gestan­den dann doch eher verwegen.

So sehr ich Time­boxing auch lie­be (vgl. hier) und so rich­tig ich es auch fin­de, ein Mee­ting auf mög­lichst nur genau ein Ziel zu beschrän­ken (vgl. hier) – so viel m. E. Rich­ti­ges sich in dem Arti­kel fin­det: Eine abso­lu­te Beschrän­kung auf 12 Minu­ten unab­hän­gig von The­ma, Ziel und Teil­neh­mer­an­zahl erscheint mir weder sinn­voll noch per se „Lean“ – und die vor­ge­schla­ge­ne Ver­mei­dung des Sozia­len vie­len Orga­ni­sa­ti­ons­kul­tu­ren gera­de in Zei­ten des Home­of­fices wenig angemessen​².

Den­noch stellt sich mir die Fra­ge: Wann nun wür­de ich ein Mee­ting für „lean“ halten?

Mir per­sön­lich fal­len dazu in ers­ter Linie vier Aspek­te ein:

• Das Mee­ting soll­te idea­ler­wei­se einen Kun­den­nut­zen erzeu­gen oder zumin­dest einem wirk­lich für die Orga­ni­sa­ti­on rele­van­ten und erreich­ba­ren Ziel (vgl. hier) die­nen. Kann man die Fra­ge „Was ist nach der Bespre­chung [für den Kun­den | für die Orga­ni­sa­ti­on i. S. ihrer Zie­le] wirk­lich bes­ser?“ nicht wirk­lich sicher beant­wor­ten, dürf­te das Mee­ting eher nicht das Attri­but „lean“ ver­die­nen, womög­lich gar sinn­los sein.

• Die Bespre­chung soll­te frei von Ver­schwen­dung („Muda“, 無駄) sein:

• • Es soll­te mög­lichst kei­ne War­te­zei­ten geben – die Teil­neh­mer soll­ten weder viel zu früh noch zu spät da sein und das Mee­ting soll­te pünkt­lich star­ten – nicht zuletzt auch eine Fra­ge des Respekts, also eines wei­te­ren viel­zi­tier­ten „lea­nen“ Wertes.

• • Rei­se­zei­ten soll­ten wenn mög­lich ver­mie­den wer­den; was vir­tu­ell als Online-Mee­ting mög­lich und sinn­voll ist (vgl. hier), soll­te auch als Video­kon­fe­renz durch­ge­führt wer­den. Hybri­de Mee­tings aller­dings wür­de ich eher ver­mei­den (vgl. hier) – es sei denn, die Grup­pe ist dar­in bezüg­lich ihrer Kom­mu­ni­ka­ti­ons-Dyna­mik wirk­lich geübt und die tech­ni­sche Aus­stat­tung wirk­lich geeignet.

• • Es soll­ten nur die­je­ni­gen Men­schen ein­ge­la­den wer­den, die auch zum Errei­chen des Mee­ting-Ziels bzw. Kun­den­nut­zens unmit­tel­bar not­wen­dig sind. Ins­be­son­de­re soll­ten Men­schen, die ledig­lich das Ergeb­nis der Bespre­chung erfah­ren soll­ten, aber nicht zwin­gend am Pro­zess betei­ligt sein müs­sen, asyn­chron im Anschluss an das Mee­ting infor­miert wer­den (vgl. hier). Ande­rer­seits soll­ten auch wirk­lich alle, die zum Errei­chen des Ziel nötig sind, auch da sein – andern­falls soll­te das Mee­ting früh­zei­tig ver­tagt wer­den, da das Ziel nicht mehr erreich­bar ist.

• • Das Mee­ting soll­te nur so lan­ge dau­ern, wie nötig. Geziel­tes Time­boxing kann dabei unge­mein hel­fen (vgl. hier) – und eine metho­disch, viel­leicht aber auch fach­lich qua­li­fi­zier­te, strin­gen­te Mode­ra­ti­on ebenfalls.

• • Bespre­chun­gen, die nur ein The­ma bzw. Ziel haben, las­sen sich genau­er time­bo­xen und der Teil­neh­mer­kreis lässt sich ziel­ge­rich­te­ter ein­gren­zen (vgl. hier) – gera­de auch letz­te­res ver­mei­det viel ver­schwen­de­te (Teilnehmer‑)​Zeit.

• • Alle Teil­neh­mer soll­ten vor­be­rei­tet sein – inhalt­lich, aber im Fal­le von Online-Mee­tings auch technisch​³. Gera­de für die inhalt­li­che Vor­be­rei­tung sind Vor­ab-Infor­ma­tio­nen über The­ma und Ziel des Mee­tings, aber auch ein ange­mes­se­ner Vor­lauf notwendig.

• Jeder im Mee­ting soll­te die „Reiß­lei­ne“ zie­hen kön­nen – und sich auch dazu ermu­tigt füh­len! Ana­log zum Andon-Prin­zip (行灯) soll­te jeder Teil­neh­mer, dem auf­fällt, dass etwas schief­läuft – das Mee­ting bspw. sinn­los gewor­den ist, das Ziel bzw. der Kun­den­nut­zen nicht (mehr) erreich­bar ist, die fal­schen Men­schen teil­neh­men oder wich­ti­ge Men­schen feh­len – Alarm schla­gen und gemein­sam unmit­tel­bar mit der Lösung die­ses Pro­blems begon­nen wer­den. Im Zwei­fel wird dies oft­mals hei­ßen, dass die Bespre­chung abge­bro­chen oder ver­tagt wer­den muss – poten­ti­ell aber auch sehr viel Zeit­ver­schwen­dung ver­mie­den wird!

• Sowohl Effek­ti­vi­tät als auch Effi­zi­enz des Vor­ge­hens soll­ten hin­ter­fragt, idea­ler­wei­se sogar gemes­sen und i. S. von Kai­zen (改善) kon­ti­nu­ier­lich ver­bes­sert wer­den. „Wur­de das Ziel/​der Kun­den­nut­zen erreicht?“ und „Wäre das Ziel/​der Kun­den­nut­zen anders oder gar auf ande­rem Wege effi­zi­en­ter erreich­bar gewe­sen?“ sind hier die Schlüs­sel­fra­gen – und den Kun­den oder zumin­dest des­sen anti­zi­pier­te Per­spek­ti­ve als den Maß­stab in die Bewer­tung mit ein­zu­be­zie­hen, erscheint mir sehr nahe­lie­gend und nicht zuletzt auch „lean“. Eine ein­fa­che Mes­sung in Bezug auf die Fra­ge, ob die rich­ti­gen Men­schen im rich­ti­gen Mee­ting saßen, stellt bei­spiels­wei­se das sog. „ROTI-Feed­back“​⁴ dar, eine ein­fa­che, aber effek­ti­ve Metho­de, Ver­bes­se­rungs­mög­lich­kei­ten gemein­sam zu iden­ti­fi­zie­ren, die „Start-Stop-Con­ti­nue“-Methode​⁵. Auf wel­chem Wege auch immer: Auf jeden Fall soll­te m. E. in bei­den Dimen­sio­nen – der indi­vi­du­el­len, aber auch der gemein­sam-pro­zes­sua­len – regel­mä­ßig ein ver­bes­se­rungs-ori­en­tier­ter Review erfolgen.

• Den Ver­lauf gera­de mul­ti-the­ma­ti­scher Mee­tings jetzt (ähn­lich wie beim „Lean Cof­fee“​⁶) auch noch mit­tels einer beglei­ten­den Visua­li­sie­rung zu struk­tu­rie­ren, ist im Sin­ne von „Lean“ m. E. zwar weder hin­rei­chend noch not­wen­dig, aber sicher­lich ein schö­nes Tüp­fel­chen auf dem „i“.

Ob Mee­tings dann im Ergeb­nis wirk­lich im enge­ren Sin­ne „lean“ wer­den, weiß ich ehr­lich gesagt nicht, „schlan­ker“ aber wer­den sie so m. E. auf jeden Fall – im Inter­es­se der Orga­ni­sa­ti­on, aber auch im Inter­es­se der teil­neh­men­den Menschen.