Warum eine Besprechung keine Agenda braucht, …

… son­dern etwas ganz anderes.

„Kein Mee­ting ohne Agen­da!“ ist eine Aus­sa­ge, die sich in prak­tisch allen Mee­ting-Regeln und ‑Rat­ge­bern fin­det. Mei­nes Erach­tens liegt die­ser Aus­sa­ge ein Irr­tum zugrun­de: Was eine Bespre­chung wirk­lich braucht, ist Sinn – für jeden ein­zel­nen Teil­neh­mer. Anzu­neh­men, allein dadurch, dass ex ante eine Agen­da erstellt wird, wäre eben die­ser Sinn sicher­ge­stellt, erscheint mir falsch oder zumin­dest nicht zwin­gend. Selbst das häu­fig gehör­te Argu­ment, man kön­ne anhand der vor­ab ver­schick­ten Agen­da bes­ser ent­schei­den, ob man an dem Mee­ting teil­neh­men möch­te, dürf­te oft unrich­tig sein: In den meis­ten Orga­ni­sa­tio­nen trau­en sich aller­höchs­tens die Füh­rungs­kräf­te, eine Ein­la­dung zu einer Bespre­chung aus­zu­schla­gen. Für alle ande­ren ist eine für sie irrele­van­te Agen­da aller­höchs­tens der Vor­bo­te einer ritua­li­sier­ten Zeitverschwendung.

Nun ist es natür­lich kei­nes­falls sinn­los, vor­ab über die Inhal­te eines Mee­tings nach­zu­den­ken und die The­men vor­ab zu kom­mu­ni­zie­ren – und mög­li­cher­wei­se führt die­ses Nach­den­ken sogar dazu, dass etwas treff­si­che­rer die rich­ti­gen Men­schen ein­ge­la­den wer­den. Häu­fig ist das frist­ge­rech­te Ver­sen­den einer Tages­ord­nung sogar durch Gesetz, Sat­zung o. Ä. vor­ge­schrie­ben – und dem muss man dann natür­lich nach­kom­men. Was eine Bespre­chung aber wirk­lich braucht, ist m. E. wie erwähnt Sinn. Die Regel „Kein Mee­ting ohne Agen­da!“ gilt es also abzu­lö­sen durch eine auf eben die­sen Sinn fokus­sier­te Regel – bei­spiels­wei­se „Kein Mee­ting ohne kon­kre­tes, rele­van­tes und erreich­ba­res Ziel, das für alle Teil­neh­mer bedeu­tend ist oder zu dem sie zumin­dest einen wesent­li­chen Bei­trag leis­ten kön­nen.“ Gibt man sich die­se Regel, ist es auf ein­mal viel wich­ti­ger und m. E. wirk­sa­mer als eine vor­ab erstell­te Agen­da, sich vor­ab eini­ge Fra­gen zu stellen:

  • Was ist das Ziel der Bespre­chung?
    • Ist es über­haupt rele­vant (was wür­de das Errei­chen die­ses Ziels wirk­lich bewir­ken)? Eine schö­ne Fra­ge­me­tho­de ist gera­de hier das Fra­gen aus der anti­zi­pier­ten posi­ti­ven Zukunft: „Stel­len Sie sich vor, die Bespre­chung ver­lief gut und erfolg­reich – was ist bzw. wird dann wirk­lich anders und bes­ser als vor­her sein?“
    • Ist es aus­rei­chend kon­kret for­mu­liert (kann ich z. B. am Ende des Mee­tings klar erken­nen, ob es erreicht wurde)?
    • Ist es rea­lis­ti­scher­wei­se erreich­bar (zeit­lich, aber bspw. auch in Bezug auf die Ent­schei­dungs­kom­pe­tenz der Betei­lig­ten o. Ä.)? 
  • Wer muss nicht nur das Ergeb­nis des Mee­tings ken­nen (dafür wür­de ja ein Ergeb­nis­pro­to­koll rei­chen), son­dern auch den Pro­zess mit­er­lebt oder viel­leicht sogar mit­ge­stal­tet haben?
  • Wer muss einen inhalt­li­chen Bei­trag ein­brin­gen, um das Ziel der Bespre­chung zu erreichen?

Habe ich die­se Fra­gen beant­wor­tet (und mei­ne Schlüs­se dar­aus gezo­gen – z. B. womög­lich doch lie­ber kom­plett auf die Bespre­chung ver­zich­tet), ist m. E. sicher­ge­stellt, dass das Mee­ting wirk­lich einen Sinn hat – für jeden ein­zel­nen Teil­neh­mer. Kom­mu­ni­zie­re ich die Ant­wor­ten auf obi­ge Fra­gen auch noch vor­ab, kann sogar jeder Ein­ge­la­de­ne eben die­sen Sinn erken­nen und mit dem Ziel vor Augen ins Mee­ting star­ten. Über das eigent­li­che Vor­ge­hen – die Agen­da – kann ich mir dann in vie­len Fäl­len viel effek­ti­ver gemein­sam zu Beginn des Mee­tings Gedan­ken machen.

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