Warum viele Meetings möglichst nur ein Thema haben sollten

Stellt man die Agen­da für eine Bespre­chung zusam­men, ent­steht oft­mals „ein Kes­sel Bun­tes“ – eine Mischung unter­schied­lichs­ter The­men, ein Kon­glo­me­rat unter­schied­lichs­ter Zie­le. Was ver­meint­lich effi­zi­ent ist – macht man doch nur einen Ter­min für meh­re­re Din­ge –, ist m. E. oft­mals fast zwangs­läu­fig extrem ineffizient:

  • Mischt man The­men, ist es auto­ma­tisch deut­lich wahr­schein­li­cher, dass nicht jeder Teil­neh­mer in jedes The­ma gleich invol­viert ist. Dem Grund­satz „Kein Mee­ting ohne kon­kre­tes, rele­van­tes und erreich­ba­res Ziel, das für alle Teil­neh­mer bedeu­tend ist oder zu dem sie zumin­dest einen wesent­li­chen Bei­trag leis­ten kön­nen.“ (vgl. bspw. hier) kann man unter die­sen Umstän­den meist auto­ma­tisch nicht mehr fol­gen – zumin­dest nicht für alle Tages­ord­nungs­punk­te; es wird fast zwin­gend Punk­te geben, bei denen das o. g. Prin­zip für jeweils eini­ge Teil­neh­mer nicht erfüllt ist.

Teilnehmer und zwei Tagesordnungspunkte in einer Besprechung

  • Das geht auf jeden Fall auf Kos­ten der Effi­zi­enz – und dürf­te in den meis­ten Fäl­len mehr Ver­schwen­dung von wert­vol­ler (Arbeits‑)​Zeit ver­ur­sa­chen als ein zwei­tes, dedi­zier­tes Mee­ting mit den rich­ti­gen Teilnehmern.

Teilnehmer und mehrere Agendapunkte im Meeting

Rapport-MeetingDer unter Effi­zi­enz­aspek­ten wohl denk­bar schlech­tes­te Fall ist übri­gens ein „Rap­port-Mee­ting“, wie man es in streng hier­ar­chi­schen Orga­ni­sa­tio­nen nicht sel­ten antrifft: Ein Vor­ge­setz­ter, Pro­jekt­lei­ter o. Ä. ruft „sei­ne“ Mit­ar­bei­ter zusam­men, um von jedem Ein­zel­nen einen Sta­tus abzu­fra­gen, der die jeweils ande­ren weder wirk­lich inter­es­siert noch unmit­tel­bar betrifft.

Neben der Fra­ge der Rele­vanz aller Inhal­te für alle Teil­neh­mer gibt es aber m. E. noch wei­te­re gute Grün­de, mög­lichst wenig unter­schied­li­che Punk­te auf die Tages­ord­nung zu setzen:

  • Möch­te man das Mee­ting „hart“ und vor allem knapp time­bo­xen, ist dies mit einem Kon­glo­me­rat von The­men deut­lich schwe­rer. Ein ein­zel­ner Agenda­punkt lässt sich ein­fach bes­ser vor­ab schät­zen als eine gan­ze Samm­lung von Punk­ten – und zu erwar­ten, dass sich Abwei­chun­gen von den ein­zel­nen Time­bo­xen der Tages­ord­nungs­punk­te schon „weg­mit­teln“ wer­den, ist m. E. sehr opti­mis­tisch: In aller Regel gilt auch für die Zeit in Mee­tings das Par­kin­son­sche Gesetz des Büro­kra­tie­wachs­tums; die Time­box wird also ver­mut­lich meist eher gesprengt und die Über­zie­hun­gen addie­ren sich. Time­boxt man nur die gesam­te Bespre­chung, nicht aber die ein­zel­nen Tages­ord­nungs­punk­te, besteht zudem die Gefahr, dass frü­he Agen­da-Punk­te spä­te­re ver­drän­gen, womög­lich nicht alle The­men im gege­be­nen Zeit­rah­men bear­bei­tet wer­den kön­nen – und sel­ten nur ist mei­ner Erfah­rung nach die Tages­ord­nung nach Rele­vanz sor­tiert. Hat man mehr als einen Agen­da-Punkt, emp­fiehlt es sich dem­entspre­chend, die Punk­te zumin­dest ein­zeln zu timeboxen.
  • Ver­bes­se­rung i. S. von „inspect an adapt“ benö­tigt immer eine Mes­sung. Den Erfolg und die Effi­zi­enz einer Bespre­chung mit meh­re­ren The­men zu mes­sen, ist natur­ge­mäß eher schwie­rig – und der Mit­tel­wert über alle Tages­ord­nungs­punk­te kein Mess­ergeb­nis, das sich wirk­lich ope­ra­tio­na­li­sie­ren lie­ße. Eine Mes­sung, sei sie quan­ti­ta­tiv, qua­li­ta­tiv oder nur ein sub­jek­ti­ver Ein­druck, müss­te pro Tages­ord­nungs­punkt erfol­gen – was mit zuneh­men­der Anzahl der Agenda­punk­te zuneh­mend auf­wän­dig und unüber­sicht­lich wird. Dazu kommt: Die indi­vi­du­el­len Ein­drü­cke zu den ein­zel­nen Punk­ten ver­mi­schen sich in der Wahr­neh­mung der Teil­neh­mer. Eine geziel­te Ver­bes­se­rung ist mit dem erwähn­ten „Kes­sel Bun­tes“ nur schwer möglich.

Es gibt offen­bar vie­le gute Grün­de, Bespre­chun­gen mög­lichst auf nur ein Ziel bzw. einen Tages­ord­nungs­punkt zu begren­zen – und im Fal­le unter­schied­li­cher The­men lie­ber meh­re­re klei­ne­re Mee­tings anzu­set­zen. Gera­de in Zei­ten des Home­of­fice und der Online-Mee­tings ist Letz­te­res übri­gens beson­ders gut mög­lich – die Rüst­zeit einer Video­kon­fe­renz ist ein­fach viel nied­ri­ger als die einer Bespre­chung in Prä­senz, meh­re­re klei­ne­re Mee­tings statt weni­ger gro­ßer durch­zu­füh­ren, ist viel effi­zi­en­ter möglich.

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