Videokonferenzen terminieren, eröffnen und starten

Mit dem zeit­li­chen Start eines Online-Mee­tings habe ich mich in Blog und Buch bis dato nur in Bezug auf den Tech­nik-Check und die Pünkt­lich­keit näher beschäf­tigt – dabei gibt es noch eini­ges mehr zu bedenken!

Lücken, Puffer und Pausen

In einem Mee­ting von unter einer Stun­de wird mei­ner Erfah­rung nach i. d. R. kei­ne Pau­se gemacht. Was aber, wenn sich die Mee­tings naht­los anein­an­der­rei­hen? Video­kon­fe­ren­zen wer­den m. E. häu­fig strin­gen­ter mode­riert, dafür aber knap­per ange­setzt – man benö­tigt also oft die geplan­te Zeit kom­plett. Wird kein Mee­ting vor­zei­tig fer­tig, ent­steht so schnell eine sehr lan­ge Zeit ohne Pau­se – dafür aber mit anstren­gen­den schnel­len Kon­text-Wech­seln. Videokonferenzen nicht zur vollen Stunde startenNun ist es bei meh­re­ren Teil­neh­mern und unter­schied­li­chen ein­la­den­den Per­so­nen natur­ge­mäß sehr schwer, die Ter­mi­ne so anzu­set­zen, dass jeder ein wenig Luft vor und nach der Video­kon­fe­renz hat. Häu­fig lau­fen die Kalen­der auch schlei­chend voll – und der Ein­zel­ne bemerkt den erschre­cken­den Zustand des lücken­los gefüll­ten Kalen­ders erst (zu) spät. Zum Glück gibt es einen sehr ein­fa­chen Trick, der die­sen Zustand ver­hin­dert: Eini­gen Sie sich dar­auf, Mee­tings nie­mals auf :00 star­ten oder enden zu las­sen, son­dern immer auf :05/:55 oder noch bes­ser auf :10/:50. Auf die­se Wei­se kann man ohne zusätz­li­chen Koor­di­na­ti­ons­auf­wand zuver­läs­sig sicher­stel­len, dass jeder zwi­schen allen Mee­tings eine Lücke von 10 bzw. 20 Minu­ten hat – also auf jeden Fall zumin­dest die Chan­ce hat, sich eine Pau­se zu nehmen.

Das Meeting eröffnen vs. das Meeting starten

Gera­de für grö­ße­re Video­kon­fe­ren­zen oder vir­tu­el­le Ver­an­stal­tun­gen emp­fiehlt es sich, sehr bewusst zwi­schen der (Er‑)​Öffnung des Mee­tings und dem Start des Mee­tings zu unterscheiden1: Online-Meeting eröffnen vs. Online-Meeting startenBereits in der Ein­la­dung deut­lich zu machen, dass der „Raum“ bereits 15 – 30 Minu­ten vor dem Start der eigent­li­chen Bespre­chung (bzw. des Vor­trags, Web­casts o. Ä.) „geöff­net“ ist und ein „Emp­fangs­ko­mi­tee“ auf die Teil­neh­mer war­tet und viel­leicht sogar bei even­tu­el­len Pro­ble­men hilft, hat sich mei­ner Erfah­rung nach sehr bewährt. Wer sich sicher ist, dass alles funk­tio­niert, kommt eher kurz vor dem Start, wer aber sei­ne Tech­nik tes­ten oder die Zeit als sozia­le Rüst­zeit (vgl. hier) nut­zen möch­te, tritt der Video­kon­fe­renz ent­spre­chend frü­her bei.

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