Stellt man die Agenda für eine Besprechung zusammen, entsteht oftmals „ein Kessel Buntes“ – eine Mischung unterschiedlichster Themen, ein Konglomerat unterschiedlichster Ziele. Was vermeintlich effizient ist – macht man doch nur einen Termin für mehrere Dinge –, ist m. E. oftmals fast zwangsläufig extrem ineffizient:
- Mischt man Themen, ist es automatisch deutlich wahrscheinlicher, dass nicht jeder Teilnehmer in jedes Thema gleich involviert ist. Dem Grundsatz „Kein Meeting ohne konkretes, relevantes und erreichbares Ziel, das für alle Teilnehmer bedeutend ist oder zu dem sie zumindest einen wesentlichen Beitrag leisten können.“ (vgl. bspw. hier) kann man unter diesen Umständen meist automatisch nicht mehr folgen – zumindest nicht für alle Tagesordnungspunkte; es wird fast zwingend Punkte geben, bei denen das o. g. Prinzip für jeweils einige Teilnehmer nicht erfüllt ist.
- Das geht auf jeden Fall auf Kosten der Effizienz – und dürfte in den meisten Fällen mehr Verschwendung von wertvoller (Arbeits‑)Zeit verursachen als ein zweites, dediziertes Meeting mit den richtigen Teilnehmern.
Der unter Effizienzaspekten wohl denkbar schlechteste Fall ist übrigens ein „Rapport-Meeting“, wie man es in streng hierarchischen Organisationen nicht selten antrifft: Ein Vorgesetzter, Projektleiter o. Ä. ruft „seine“ Mitarbeiter zusammen, um von jedem Einzelnen einen Status abzufragen, der die jeweils anderen weder wirklich interessiert noch unmittelbar betrifft.
Neben der Frage der Relevanz aller Inhalte für alle Teilnehmer gibt es aber m. E. noch weitere gute Gründe, möglichst wenig unterschiedliche Punkte auf die Tagesordnung zu setzen:
- Möchte man das Meeting „hart“ und vor allem knapp timeboxen, ist dies mit einem Konglomerat von Themen deutlich schwerer. Ein einzelner Agendapunkt lässt sich einfach besser vorab schätzen als eine ganze Sammlung von Punkten – und zu erwarten, dass sich Abweichungen von den einzelnen Timeboxen der Tagesordnungspunkte schon „wegmitteln“ werden, ist m. E. sehr optimistisch: In aller Regel gilt auch für die Zeit in Meetings das Parkinsonsche Gesetz des Bürokratiewachstums; die Timebox wird also vermutlich meist eher gesprengt und die Überziehungen addieren sich. Timeboxt man nur die gesamte Besprechung, nicht aber die einzelnen Tagesordnungspunkte, besteht zudem die Gefahr, dass frühe Agenda-Punkte spätere verdrängen, womöglich nicht alle Themen im gegebenen Zeitrahmen bearbeitet werden können – und selten nur ist meiner Erfahrung nach die Tagesordnung nach Relevanz sortiert. Hat man mehr als einen Agenda-Punkt, empfiehlt es sich dementsprechend, die Punkte zumindest einzeln zu timeboxen.
- Verbesserung i. S. von „inspect an adapt“ benötigt immer eine Messung. Den Erfolg und die Effizienz einer Besprechung mit mehreren Themen zu messen, ist naturgemäß eher schwierig – und der Mittelwert über alle Tagesordnungspunkte kein Messergebnis, das sich wirklich operationalisieren ließe. Eine Messung, sei sie quantitativ, qualitativ oder nur ein subjektiver Eindruck, müsste pro Tagesordnungspunkt erfolgen – was mit zunehmender Anzahl der Agendapunkte zunehmend aufwändig und unübersichtlich wird. Dazu kommt: Die individuellen Eindrücke zu den einzelnen Punkten vermischen sich in der Wahrnehmung der Teilnehmer. Eine gezielte Verbesserung ist mit dem erwähnten „Kessel Buntes“ nur schwer möglich.
Es gibt offenbar viele gute Gründe, Besprechungen möglichst auf nur ein Ziel bzw. einen Tagesordnungspunkt zu begrenzen – und im Falle unterschiedlicher Themen lieber mehrere kleinere Meetings anzusetzen. Gerade in Zeiten des Homeoffice und der Online-Meetings ist Letzteres übrigens besonders gut möglich – die Rüstzeit einer Videokonferenz ist einfach viel niedriger als die einer Besprechung in Präsenz, mehrere kleinere Meetings statt weniger großer durchzuführen, ist viel effizienter möglich.