Wie viele Kanban-Boards brauche ich eigentlich?

Auch wenn ich per­sön­lich ein Fan phy­si­scher Kan­ban-Boards bin​¹: In Zei­ten zuneh­mend räum­lich ver­teil­ter Teams und nun auch ver­mehrt des Home­of­fices sind Soft­ware­lö­sun­gen für Kan­ban-Boards fast unumgänglich​². Eine inter­es­san­te Fol­ge davon: Was im Fal­le phy­si­scher Boards des hohen Auf­wan­des und des Platz­be­darfs wegen ver­mie­den wer­den würde​³ – das Anle­gen neu­er, zusätz­li­cher Boards – ist im Fal­le eines soft­ware-basier­ten Boards tri­vi­al und wird dem­entspre­chend häu­fig getan. Gera­de im Fal­le der eher pro­jekt­ori­en­tier­ten Arbeit gibt es dann häu­fig ein Task-Boar­d​⁴ pro Pro­jekt. Ich hal­te das aus meh­re­ren Grün­den für ungüns­tig wenn nicht gar fatal:

• Ist nicht ein Pro­jekt (oder Pro­zess) nur genau einem Team zuge­ord­net, fin­det sich die Arbeit ein­zel­ner Team­mit­glie­der zwangs­läu­fig auf meh­re­ren Boards. Der Ein­zel­ne hat also kei­ne ganz­heit­li­che Sicht auf sei­ne Auf­ga­ben – und es ist auch nur schwer zu erken­nen, wer wel­che Arbeits­last hat. Gegen­über einer Lösung mit nur einem Board geht also der Über­blick ver­lo­ren und das, was u. a. Kan­ban für mich aus­macht – das Mana­gen der Arbeit (und nicht der Men­schen) auf Basis der Leis­tungs­fä­hig­keit des Sys­tems (und letzt­lich der Men­schen) –, wird dadurch fast unmög­lich. Lös­bar wäre das natür­lich durch ein aus­ge­klü­gel­tes Report­ing – aber das ist eben nicht die ein­fa­che und kla­re Sicht auf den Fluss am (einen) Board und erscheint mir nicht als gute Grund­la­ge für ech­te Selbstorganisation.

• Ist ein ein­zel­ner Mensch mit sei­ner Arbeit auf meh­re­ren Boards ver­tre­ten, dürf­te also ein ähn­li­cher Effekt wie bei „Teil­zeit-Scrum“​⁵ auf­tre­ten – und der Kon­flikt zwi­schen Projekt‑, Betriebs- und Support-Arbeit​⁶ dürf­te sich eher verschärfen.

• Arbei­te ich mit meh­re­ren Boards, wer­den WIP-Limits​⁷ pro Spal­te bzw. Pro­zess­schritt und eine Arbeits­or­ga­ni­sa­ti­on per „Pull“ sehr schwer sinn­voll umsetz­bar: Ich sehe ja auf dem ein­zel­nen Board nicht die freie Kapa­zi­tät; auf Basis nur eines Boards kann ich kei­ne sinn­vol­le „Pull“-Entscheidung tref­fen. Dies gilt ins­be­son­de­re, wenn die Arbeit Ein­zel­ner sich auf meh­re­re Boards ver­teilt (s. o.).

Wirk­lich sinn­voll erscheint es mir aus die­sen Grün­den, nur dann unter­schied­li­che Boards ein­zu­set­zen, wenn die­se auch unter­schied­li­chen, sich per­so­nell nicht über­lap­pen­den Teams zuge­ord­net sind – sich jeder Mensch mit sei­ner Arbeit also nur auf genau einem Board wie­der­fin­det. Statt­des­sen ein­zel­ne team­über­grei­fen­de „Pro­jekt-Boards“ ein­zu­rich­ten, bremst m. E. die Wei­ter­ent­wick­lung von einer rei­nen „Task-Ver­wal­tung“ zu einem ech­ten Kan­ban-Sys­tem mas­siv aus oder ver­hin­dert sie sogar.

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