Videokonferenzen terminieren, eröffnen und starten
Tim Themann
Mit dem zeitlichen Start eines Online-Meetings habe ich mich in Blog und Buch bis dato nur in Bezug auf den Technik-Check und die Pünktlichkeit näher beschäftigt – dabei gibt es noch einiges mehr zu bedenken!
Lücken, Puffer und Pausen
In einem Meeting von unter einer Stunde wird meiner Erfahrung nach i. d. R. keine Pause gemacht. Was aber, wenn sich die Meetings nahtlos aneinanderreihen? Videokonferenzen werden m. E. häufig stringenter moderiert, dafür aber knapper angesetzt – man benötigt also oft die geplante Zeit komplett. Wird kein Meeting vorzeitig fertig, entsteht so schnell eine sehr lange Zeit ohne Pause – dafür aber mit anstrengenden schnellen Kontext-Wechseln. Nun ist es bei mehreren Teilnehmern und unterschiedlichen einladenden Personen naturgemäß sehr schwer, die Termine so anzusetzen, dass jeder ein wenig Luft vor und nach der Videokonferenz hat. Häufig laufen die Kalender auch schleichend voll – und der Einzelne bemerkt den erschreckenden Zustand des lückenlos gefüllten Kalenders erst (zu) spät. Zum Glück gibt es einen sehr einfachen Trick, der diesen Zustand verhindert: Einigen Sie sich darauf, Meetings niemals auf :00 starten oder enden zu lassen, sondern immer auf :05/:55 oder noch besser auf :10/:50. Auf diese Weise kann man ohne zusätzlichen Koordinationsaufwand zuverlässig sicherstellen, dass jeder zwischen allen Meetings eine Lücke von 10 bzw. 20 Minuten hat – also auf jeden Fall zumindest die Chance hat, sich eine Pause zu nehmen.
Das Meeting eröffnen vs. das Meeting starten
Gerade für größere Videokonferenzen oder virtuelle Veranstaltungen empfiehlt es sich, sehr bewusst zwischen der (Er‑)Öffnung des Meetings und dem Start des Meetings zu unterscheiden1: Bereits in der Einladung deutlich zu machen, dass der „Raum“ bereits 15 – 30 Minuten vor dem Start der eigentlichen Besprechung (bzw. des Vortrags, Webcasts o. Ä.) „geöffnet“ ist und ein „Empfangskomitee“ auf die Teilnehmer wartet und vielleicht sogar bei eventuellen Problemen hilft, hat sich meiner Erfahrung nach sehr bewährt. Wer sich sicher ist, dass alles funktioniert, kommt eher kurz vor dem Start, wer aber seine Technik testen oder die Zeit als soziale Rüstzeit (vgl. hier) nutzen möchte, tritt der Videokonferenz entsprechend früher bei.
