Timeboxing? Das funktioniert bei uns nicht!

Rät man dazu, ein Mee­ting „hart“ und vor allem auch kurz und knapp zu time­bo­xen – Start- und End­zeit bzw. Dau­er genau fest­zu­le­gen und sich auch dar­an zu hal­ten (!) –, stößt man häu­fig auf Wider­stand: Wie lan­ge die Bespre­chung genau daue­re, lie­ße sich im Vor­feld doch gar nicht genau ein­schät­zen, „in so kur­zer Zeit kommt man doch gar nicht durch die Tages­ord­nung“, was sei denn, wenn es zu län­ge­ren Dis­kus­sio­nen kom­me? Die­se Vor­be­hal­te sind nach­voll­zieh­bar und sogar meist rich­tig – falls man außer dem Time­boxing nichts ändert, die Mee­ting-Struk­tur und sein eige­nes Mode­ra­ti­ons­ver­hal­ten nicht anpasst. Möch­te man Bespre­chun­gen erfolg­reich time­bo­xen, ist mei­ner Erfah­rung nach mehr zu tun als ein­fach nur eine Uhr aufzuhängen:

• Hat man meh­re­re The­men bzw. Tages­ord­nungs­punk­te (was u. U. gar nicht so sinn­voll ist, vgl. hier), soll­te man die­se m. E. ein­zeln time­bo­xen und auch für jeden ein­zel­nen Punkt zuvor eine sinn­vol­le Time­box schät­zen – qua­si als schät­ze man die ein­zel­nen Arbeits­pa­ke­te eines Pro­jek­tes. Viel­leicht gelingt es bei der Gele­gen­heit sogar, eini­ge The­men der Bespre­chung ins Asyn­chro­ne zu ver­la­gern (vgl. hier). Emp­feh­lens­wert erscheint mir neben­bei bemerkt, weni­ger in Form einer Agen­da als in Form von Zie­len zu den­ken (vgl. hier) – aber auch für die­se lässt sich natür­lich ein „Zeit-Bud­get“ fest­ge­le­gen, und das viel­leicht sogar viel bes­ser, kann man doch anhand des zu errei­chen­den Ziels den „return on time inves­ted“ („ROTI“)​¹ viel bes­ser viel­leicht sogar vor­ab abschät­zen als anhand der blo­ßen Bezeich­nung eines Tages­ord­nungs­punk­tes. Auf jeden Fall dürf­te gel­ten: Mee­tings mit nur einem The­ma oder Ziel (vgl. hier) las­sen sich am ein­fachs­ten time­bo­xen – und ermög­li­chen ganz neben­bei meist, den Teil­neh­mer­kreis sehr exakt ein­zu­gren­zen. Damit zu star­ten, die The­men­viel­falt der Mee­tings ein­zu­gren­zen, könn­te also in ver­schie­de­ner­lei Hin­sicht ein guter Weg zu kür­ze­ren, effek­ti­ve­ren und effi­zi­en­te­ren Bespre­chun­gen sein.

• Im Ver­lauf des Mee­tings emp­fiehlt es sich, die jewei­li­ge Time­box nicht nur nahe ihrem jewei­li­gen Ende im Blick zu haben, son­dern kon­ti­nu­ier­lich – und das nicht nur als Mode­ra­tor, son­dern auch als Teil­neh­mer. Jeder soll­te Ver­ant­wor­tung für die Zeit haben​² und sich ent­spre­chend ver­hal­ten, falls nötig also auch die Zeit auf der Meta­ebe­ne zum The­ma machen.

• Soll ein jeder Ver­ant­wor­tung für die Zeit über­neh­men, soll­ten auch alle die Zeit im wahrs­ten Sin­ne des Wor­tes im Blick haben. Für phy­si­sche „Offline“-Meetings emp­fiehlt sich an die­ser Stel­le eine mög­lichst gro­ße „Eier­uhr“ (z. B. direkt am White­board, vgl. hier), für Online-Mee­tings exis­tie­ren Lösun­gen, die über das Tei­len eines Links jedem Teil­neh­mer den Blick auf die Uhr ermöglichen​³. Hat man gar kei­ne aus­rei­chend gro­ße Uhr zur Hand, gibt es hilf­rei­che Apps​⁴. Es gibt also kei­nen Grund, die Time­box nicht für wirk­lich alle trans­pa­rent zu machen – und die­se Trans­pa­renz allein schon hilft extrem beim Timeboxing.

• Spren­gen The­men deut­lich den zeit­li­chen Rah­men oder tau­chen uner­war­te­te The­men auf, die die Zeit­pla­nung obso­let zu machen dro­hen, emp­fiehlt es sich mei­ner Erfah­rung nach, die­se mög­lichst früh­zei­tig aus dem Mee­ting aus­zu­la­gern – sei es in eine neue, dedi­zier­te Bespre­chung oder ins Asyn­chro­ne. Sehr häu­fig betref­fen sol­che The­men auch gar nicht alle aktu­ell Anwe­sen­den oder sind gar nur bila­te­ral. Gera­de in die­sen Fäl­len ist die Aus­la­ge­rung des jewei­li­gen Punk­tes eine Fra­ge der Effi­zi­enz, aber auch eine des wert­schät­zen­den Umgangs mit der Zeit und den Ner­ven der unbe­tei­lig­ten Teil­neh­mer. Jedes ein­zel­ne The­ma soll­te mög­lichst für jeden Teil­neh­mer jeder­zeit rele­vant sein! Gera­de ein „Dai­ly Stan­dup“ (das auf­grund der hohen Fre­quenz m. E. in jedem Fall hart und kurz getime­boxt sein soll­te!) wird so oft zum Quell meh­re­rer klei­ner, oft nur bila­te­ra­ler Gesprä­che im Anschluss an das jewei­li­ge „Dai­ly“​⁵ – und je mehr dies der Fall ist, des­to ziel­ori­en­tier­ter dürf­te das eigent­li­che „Dai­ly“ gewe­sen sein.

Neben die­sen struk­tu­rel­len Ände­run­gen in der Mee­ting-Gestal­tung gibt es m. E. noch eini­ge zeit­fres­sen­de Aspek­te, denen man im Inter­es­se funk­tio­nie­ren­den Time­boxings beson­de­re Auf­merk­sam­keit wid­men sollte:

• Kann etwas in der gege­be­nen Run­de von Men­schen gar nicht ent­schie­den wer­den, soll­te es spä­tes­tens nach dem Aus­tau­schen aller Argu­men­te und ggf. der Eini­gung auf eine gemein­sa­me Emp­feh­lung aus der Bespre­chung her­aus ver­la­gert wer­den. Oft­mals enden der­ar­ti­ge Dis­kus­sio­nen nicht, weil alle auf ein end­gül­ti­ges Ergeb­nis war­ten – ist dies man­gels Ent­schei­dungs­kom­pe­tenz gar nicht zu errei­chen, wird die Debat­te nach kur­zem Aus­tausch meist unpro­duk­tiv, gar sinn­los. Aller­spä­tes­tens an die­sem Punkt soll­te sie abge­bro­chen und dort­hin ver­la­gert wer­den, wo auch eine Ent­schei­dung getrof­fen wer­den kann.

• So sehr ich mei­ne eige­nen ceter­um cen­seos​⁶ lie­be: „Dau­er­bren­ner-The­men“ Ein­zel­ner soll­te maxi­mal der im Inter­es­se wert­schät­zen­den Umgangs mit­ein­an­der mini­mal not­wen­di­ge Raum gege­ben wer­den. Sie sind in aller Regel schon bespro­chen wor­den – und im Übri­gens soll­te die Zer­stö­rung Kar­tha­gos nicht bloß auf­grund der Beharr­lich­keit eines Ein­zel­nen betrie­ben werden.

• Ähn­li­ches gilt für (ewi­ge) Wie­der­ho­lun­gen und das „Dre­hen im Kreis“ – wobei es sich mei­ner Erfah­rung nach immer lohnt, zu hin­ter­fra­gen, ob es sich um eine ech­te Wie­der­ho­lung han­delt oder ob in Wirk­lich­keit ein neu­er Aspekt auf­ge­wor­fen wer­den soll, das The­ma womög­lich völ­lig berech­tig­ter­wei­se erneut ange­spro­chen wird. In den meis­ten Fäl­len aber han­delt es sich m. E. jedoch um ech­te „Schlei­fen“ im Dis­kurs, die häu­fig auf die eigent­lich feh­len­de Ent­schei­dungs­kom­pe­tenz (s. o.) zurück­zu­füh­ren sind.

• Tau­chen The­men auf, die inhalt­lich nicht in die aktu­el­le Bespre­chung pas­sen oder zu die­sem Zeit­punkt noch nicht sinn­voll bear­bei­tet wer­den kön­nen, emp­fiehlt es sich, die­se vor­läu­fig auf einem „Ideen-Park­platz“ (vgl. hier) zu „par­ken“. Auf die­se Wei­se ist einer­seits sicher­ge­stellt, dass das The­ma nicht ver­lo­ren geht, ande­rer­seits ist es auf wert­schät­zen­de Wei­se aus der aktu­el­len Bespre­chung aus­ge­la­gert worden.

Möch­te ich etwas ver­bes­sern, muss ich es prak­tisch immer mes­sen – ohne Messung(en) weiß ich natur­ge­mäß nicht, ob ich auf dem rich­ti­gen Weg bin. In die­sem spe­zi­el­len Fall erschei­nen mir drei Mess­kri­te­ri­en hilf­reich, wenn nicht gar entscheidend:

• Habe ich in der zuvor gewähl­ten Time­box das Ziel erreicht – und wäre irgend etwas Rele­van­tes bes­ser gewe­sen, wäre die Time­box grö­ßer gewesen?

• Habe ich die Time­box ein­hal­ten kön­nen – ohne ein Gefühl von Hek­tik auf­kom­men zu las­sen und ohne etwas bru­tal „abwürgt“ zu haben?

• Zu guter Letzt: Haben alle Teil­neh­mer das Gefühl, dass das Ergeb­nis für sie die Zeit wert war? Sich zur Regel zu machen, zumin­dest gele­gent­lich ein soge­nann­tes „ROTI-Feed­back“​⁷ ein­zu­ho­len und auch dar­auf zu reagie­ren, ist m. E. ein ein­fa­cher und guter Weg zu einer für alle Teil­neh­mer ange­neh­me­ren, effek­ti­ve­ren und effi­zi­en­te­ren Besprechungen.