Mit 5W zu „schlankeren“ („lean“) Meetings

Von „5W“ ist ja häu­fig die Rede, nicht zuletzt als „5 Why“ im Kon­text des Toyo­ta Pro­duc­tion Sys­tems (TPS),„lea­ner“ Metho­den und des Qua­li­täts­ma­nage­ments im All­ge­mei­nen. Über das rei­ne doch recht repe­ti­ti­ve „Why?“ bzw. „War­um?“ hin­aus gibt es die „5W“ aber auch als Metho­de des Erfra­gens von Infor­ma­tio­nen – „Was?“, „Wer?“, „War­um?“, „Wo?“ und „Wann?“. Eben die­se Struktur​¹ erscheint mir auch als ein hilf­rei­cher Rah­men, die Details einer anzu­set­zen­den Bespre­chung bereits im Vor­feld zu hin­ter­fra­gen – im Inter­es­se effi­zi­en­te­rer, pro­duk­ti­ve­rer, viel­leicht gar „lea­ner“ Mee­tings (vgl. hier):

Was ist das [eine] Ziel des Mee­tings? Die oft gehör­te Regel, jede Bespre­chung bedür­fe einer Agen­da, hal­te ich tat­säch­lich für unrich­tig: Was eine Bespre­chung wirk­lich braucht, ist ein Ziel (vgl. hier) – mög­lichst nur genau eines (vgl. hier) und idea­ler­wei­se auch ein eini­ger­ma­ßen „SMARTes“​².

War­um ist die­ses Ziel (und damit das Mee­ting) rele­vant? Wich­tig erschei­nen mir an die­ser Stel­le zwei Aspekte:

• Der Bezug zum Ziel: Nicht nach dem „War­um“ der Bespre­chung selbst (als ein Mit­tel zum Zweck), son­dern nach dem „War­um“ bzw. der Rele­vanz des Mee­ting-Ziels zu fra­gen, mag auf den ers­ten Blick spitz­fin­dig erschei­nen, fokus­siert aber m. E. gedank­lich vom mög­li­chen Weg (dem Mee­ting) weg hin zum eigent­li­chen Ziel – und lässt ganz neben­bei bemerkt auch offen, ob eine Bespre­chung der bes­te Weg zur Ziel­er­rei­chung ist.

• Der [Kunden-]Nutzen, der durch Errei­chen des Mee­ting-Ziels wirk­lich ent­steht: Kann ich die Fra­ge „Was ist nach der Bespre­chung [für den Kun­den] bes­ser als vor­her?“ nicht wirk­lich sicher beant­wor­ten, habe ich offen­kun­dig kei­ne siche­re Ant­wort auf das „War­um?“ – und brau­che ich zur Beant­wor­tung die­ser Fra­ge das Hilfs­kon­strukt des „inter­nen Kun­den“, befin­de ich mich ver­mut­lich auf einem Irr­weg (vgl. hier).

Wer ist zur Errei­chung die­ses Ziels not­wen­dig? Wen brau­che ich wirk­lich für die Errei­chung des Bespre­chungs-Ziels? Wer ist viel­leicht nur pas­siv betei­ligt und könn­te eben­so gut im Anschluss an das Mee­ting auf ande­rem Wege infor­miert wer­den? Und: Steht der Per­so­nal­auf­wand in irgend­ei­nem ange­mes­se­nen Ver­hält­nis zum zu erwar­ten­den Ergeb­nis? Gera­de zu letz­te­rer Fra­ge wer­den oft schwin­del­erre­gen­de Rech­nun­gen aufgemacht​³ – und anschlie­ßend weit­ge­hend igno­riert, ist das Mee­ting doch zwin­gend not­wen­dig und sind die hohen Kos­ten ja meist weit­ge­hend „Eh-da-Kos­ten“. Die­se Hal­tung igno­riert aller­dings voll­stän­dig die Oppor­tu­ni­täts­kos­ten – und das dürf­te in den sel­tens­ten Fäl­len sinn­voll sein: Eine Orga­ni­sa­ti­on, in der wirk­lich alle Teil­neh­mer nichts wirt­schaft­lich Attrak­ti­ve­res zu tun haben, als in Mee­tings zu sit­zen, dürf­te in den meis­ten Fäl­len ein mas­si­ves Pro­blem haben – außer, das jewei­li­ge Bespre­chungs-Ziel und der jewei­li­ge indi­vi­du­el­le Bei­trag dazu sind wirk­lich hochrelevant.

Mee­tings bewusst auf genau ein Ziel/​Thema zu begren­zen, erlaubt übri­gens, den Teil­neh­mer­kreis viel geziel­ter zu begren­zen (vgl. hier).

Wann muss das Ziel erreicht wor­den sein? Die meis­ten Men­schen ter­mi­nie­ren ein anzu­set­zen­des Mee­ting ein­fach zum für die Betei­lig­ten nächst­mög­li­chen Zeit­punkt – was sich einer­seits häu­fig als schwie­rig erweist und ande­rer­seits auch nicht zwin­gend das sinn­volls­te Vor­ge­hen ist. Nur in sehr drin­gen­den Fäl­len wird m. E. wirk­lich dar­über nach­ge­dacht, wel­che War­te­zeit auf die Errei­chung des Bespre­chungs-Ziels wirk­lich wirt­schaft­lich sinn­voll bzw. ver­tret­bar ist. Für jede ein­zel­ne Bespre­chung über die tat­säch­li­che Cost of Delay nach­zu­den­ken, erscheint mir extrem sinn­voll: Was ent­geht mir an Erträ­gen oder was ent­steht wirk­lich an zusätz­li­chen Kos­ten, wäh­rend auf das Statt­fin­den des Mee­tings bzw. des­sen Ergeb­nis gewar­tet wird?

Ein mög­lichst klei­ner Teil­neh­mer­kreis (s. o.) ermög­licht übri­gens ganz neben­bei auch eine ein­fa­che­re Ter­min­fin­dung und hilft so, den „Delay“ und damit die Cost of Delay zu redu­zie­ren – und dar­über, dass man wirk­lich jedes Mee­ting time­bo­xen soll­te (vgl. hier), habe ich m. E. schon hin­rei­chend geschrieben.

Wo soll­te das Mee­ting am bes­ten statt­fin­den? Ein Mee­ting in Prä­senz statt­fin­den zu las­sen, ver­ur­sacht poten­zi­ell Rei­se­zei­ten und ‑kos­ten oder zumin­dest Auf­wand für die­je­ni­gen Teil­neh­mer, die nor­ma­ler­wei­se im Home­of­fice arbei­ten. Dass die­se Auf­wän­de mini­miert wer­den soll­ten, sofern sie nicht ein­deu­tig gerecht­fer­tigt sind – falls also die phy­si­sche Anwe­sen­heit für die [effi­zi­en­te] Errei­chung des Bespre­chungs­ziels nicht tat­säch­lich unab­ding­bar ist – erscheint mir naheliegend.