Microsoft Office Sway in der Unternehmenskommunikation

Vor etwas mehr als einem Jahr präg­te Nan­cy Duar­te mit ihrem gleich­na­mi­gen Buch​¹ den Begriff „Slide­docs“. Sie alle haben ver­mut­lich bereits ein Slide­doc gese­hen: Ein mit Power­Point oder einem ande­ren Prä­sen­ta­ti­ons­pro­gramm erstell­tes Doku­ment, das nicht zum prä­sen­tiert wer­den, son­dern viel­mehr zum am Bild­schirm gele­sen wer­den gedacht ist – eine Zweck­ent­frem­dung von Power­Point, die inzwi­schen in vie­len Fir­men gera­de­zu das Rück­grat der Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­ti­on gewor­den ist. Mit der Fra­ge, ob das wirk­lich eine posi­ti­ve Ent­wick­lung ist, habe ich mich bereits beschäf­tigt und durch­aus gro­ße Zwei­fel ent­wi­ckelt. Hat man aller­dings akzep­tiert, dass Slide­docs in der Arbeits­welt nun ein­mal Rea­li­tät sind und Duar­tes „infor­ma­ti­on in small chunks“​² i. S. einer nied­ri­gen „cogni­ti­ve load“ womög­lich tat­säch­lich am ver­dau­lichs­ten sind, stellt sich unwei­ger­lich die Fra­ge, ob Power­Point wirk­lich das geeig­nets­te Werk­zeug zur Erstel­lung von Slide­docs ist.

• Für Power­Point spricht vor allem des­sen Ver­brei­tung auf der Pro­duk­ti­ons­sei­te. Unter den­je­ni­gen Werk­zeu­gen, die man als „mul­ti­me­dia aut­ho­ring tool“ benut­zen (oder zumin­dest zweck­ent­frem­den) kann, dürf­te Power­Point mit deut­li­chem Abstand das am bes­ten ein­ge­führ­te sein – prak­tisch jeder Wis­sens­ar­bei­ter glaubt zumin­dest, es zu beherrschen.
• Gegen Power­Point spricht vor allem sein grund­le­gends­tes Para­dig­ma: die Slide (Folie). Die „small chunks“ auch noch in gleich gro­ße ecki­ge Rah­men zu pres­sen, ist ein­fach unnö­tig. Wäre Power­Point ein Werk­zeug zum Gestal­ten von Text­do­ku­men­ten, könn­te man Text­rah­men ver­knüp­fen und der Text wür­de in den jeweils fol­gen­den Rah­men überlaufen​³. So aber führt die Nut­zung von Power­Point zur Doku­men­ten­er­stel­lung vor allem dazu, dass das „ein Gedan­ke pro Folie (und bit­te passend)“-Paradigma auf eine völ­lig ande­re Text-(oder bes­ser Dokumenten‑)​Gattung Anwen­dung findet.

Sei­ne Gedan­ken nun nicht nur maxi­mal zu ver­dich­ten, son­dern auch noch in gleich gro­ße Rah­men zu pres­sen, gleicht dem Ver­such, eine tech­ni­sche Doku­men­ta­ti­on in Anleh­nung an den ohne Zwei­fel gro­ßen und lang andau­ern­den lite­ra­ri­schen Erfolg der Ili­as in Hexa­me­tern abzufassen.

Ide­al für die Erstel­lung und Ver­brei­tung von slide­doc-arti­gen Doku­men­ten wäre also ein Werk­zeug, des­sen grund­le­gen­des Para­dig­ma gera­de nicht die Slide ist, und das trotz­dem die Vor­tei­le von Power­Point – ein­fa­che Zugäng­lich­keit und Nut­zung, Mul­ti­me­dia­li­tät und vor allem ein­fa­che Ver­breit­bar­keit der Inhal­te – auf sich vereint.

Bereits kurz nach dem Erschei­nen des ers­ten „tech pre­views“ von Micro­soft Office Sway habe ich ver­mu­tet, dass Sway genau die­se Lücke fül­len könn­te (vgl. hier). Inzwi­schen sind eini­ge Mona­te ver­gan­gen und Sway hat in dem für cloud-basier­te Lösun­gen typi­schen Tem­po vie­le klei­ne und grö­ße­re Ent­wick­lungs­schrit­te genom­men. Betrach­tet man die letz­ten Ent­wick­lun­gen genau­er, wird m. E. deut­lich, dass Sway in der Tat das Poten­zi­al hat, Power­Point-basier­te Slide­docs in der Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­ti­on abzu­lö­sen. Ins­be­son­de­re die im Zuge der Inte­gra­ti­on mit Office 365 (vgl. <https://​blogs​.office​.com/​e​n​-​u​s​/​2​0​1​5​/​0​5​/​0​4​/​s​w​a​y​-​a​n​n​o​u​n​c​e​s​-​o​f​f​i​c​e​-​3​6​5​-​a​n​d​-​languages/>) ange­kün­dig­ten Funk­tio­na­li­tä­ten machen Sway m. E. wirk­lich reif für den Unternehmenseinsatz:

• Sway wird künf­tig nicht nur auf Eng­lisch, son­dern auch auf Deutsch, einer Rei­he ande­rer euro­päi­scher Spra­chen und Japa­nisch ver­füg­bar sein.
• Im Zuge der Inte­gra­ti­on mit Office 365 wird Sway die ein­fa­che Ein­bet­tung von vor­han­de­nen „klas­si­schen“ Office-Doku­men­ten ermög­li­chen. Sways kön­nen so als „Con­tai­ner“ zum Trans­port wei­ter­füh­ren­der und ver­tie­fen­der Doku­men­te dienen.
• Am wich­tigs­ten aber: Sways kön­nen nicht nur mit der gan­zen Welt, son­dern auch beschränkt auf die eige­ne Orga­ni­sa­ti­on geteilt wer­den – eine Funk­tio­na­li­tät, die m. E. den Ein­satz zur unter­neh­mens­in­ter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on über­haupt erst mög­lich macht und ist somit das „Kil­ler-Fea­ture“, dass es ermög­li­chen wird, Slide­docs durch Sways zu substituieren.

Ein (erneu­ter) Blick auf Sway lohnt sich – und die Zweck­ent­frem­dung von Power­Point zu been­den und statt­des­sen ein wei­te­res spe­zi­fi­sches Werk­zeug ein­zu­set­zen, erscheint vor dem Hin­ter­grund der Ver­brei­tung von Slide­docs als Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel mehr als angemessen.