Regeln – oder besser Prinzipien – für Online-Meetings

In vielen Besprechungsräumen finden sich Aufsteller mit Regeln für die Durchführung von Meetings – sei es „von oben verordnet“, gemeinsam erarbeitet oder gar aus einem mehr oder minder hilfreichen Buch oder Schulungsunterlagen einfach abgeschrieben. Vergleichbares habe ich für virtuelle Online-Meetings bis dato kaum gesehen – und das, obwohl sich meiner Wahrnehmung nach in den verschiedenen Organisationen spätestens in den letzten Monaten bereits eine ganze Reihe von sozialen Normen ganz von allein etabliert haben. Selbstorganisation erzeugt allerdings nicht zwingend optimale Ergebnisse – vor allem nicht ohne explizite Feedback-Schleifen. Dementsprechend erscheint mir das, was sich da weitgehend emergent entwickelt hat, oftmals nicht in jedem Punkt hilfreich, bildet womöglich zumindest teilweise die eher weniger zielführenden Eigenschaften des jeweiligen sozialen Systems ab. Es dürfte also an der Zeit sein, das informell Entstandene zu überarbeiten und idealerweise gemeinsam und nicht top-down zu explizieren bzw. zu kodifizieren – und dabei vor allem auch Feedback-Schleifen zu etablieren!

Dieser Artikel ist mein Versuch, dafür einen Rahmen zu schaffen – auf Basis meiner persönlichen Erfahrungen, aber auch i. S. eines Aggregats aus dem, was man zu diesem Thema bereits im Internet findet. Ich erhebe selbstverständlich keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit; Ergänzungen in den Kommentaren sind hochwillkommen und fließen ggf. später in eine aktualisierte Version des Artikels ein.

Ich versuche in diesem Artikel explizit – und darauf sei an dieser Stelle sehr ausdrücklich hingewiesen – Fragen zu stellen, denen man sich m. E. widmen sollte. Meine persönlichen Anmerkungen unter den jeweiligen Fragen (aufklappen durch Klicken auf die Frage oder mit dem + ) sind also auch als genau das zu verstehen: als persönliche Anmerkungen, keinesfalls jedoch als Antworten – klappen Sie sie ggf. einfach nicht auf, falls Sie sich davon unbeeinflusst nur den Fragen widmen möchten.

Naheliegend erscheint mir, aus dem gemeinsamen Diskurs über diese Fragen nicht starre Regeln, sondern vielmehr gemeinsame Prinzipien¹ abzuleiten – idealerweise im Konsens oder zumindest Konsent². Die Fragen aus diesem Artikel – sicherlich ergänzt um viel Eigenes, Organisationsspezifisches – könnten m. E. durchaus den roten Faden eines Workshops darstellen, im Rahmen dessen sich die Gruppe ihre gemeinsamen Prinzipien gibt.

Einige Punkte auf dieser Liste enden übrigens ausnahmsweise mit einem Ausrufezeichen, weil es mir in diesen Fällen schlicht absurd erschien, das jeweilige Thema als Frage zu formulieren. Auch das ist aber natürlich meine persönliche Meinung.

Zu guter Letzt: Vieles, was ich hier anführe, gilt natürlich auch für „normale“, „physische“ Meetings – erscheint mir aber im Kontext von Online-Meetings meist als noch wichtiger. Dennoch: Regeln bzw. Prinzipien und soziale Normen für „klassische“ Meetings sind natürlich auch wichtig – und falls sie noch nicht existieren, sollte auch das m. E. dringend nachgeholt werden.

Vorbereitung und Start

Wir prüfen die Technik vorab!

Es überrascht mich, wie hoch auch nach Monaten oftmals noch die Anlaufschwierigkeiten des einen oder anderen Videokonferenz-Teilnehmers ist. Soziale Rüstzeit in Meetings dient meist zumindest noch der Etablierung oder Festigung der Gruppe, technische Rüstzeit hingegen erscheint mir schlicht als Zeitverschwendung – und als eine Zumutung für alle anderen Teilnehmer. Sollte das jeweilige technische Setup also nicht hochgradig statisch und wohlerprobt sein, empfiehlt es sich, es grundsätzlich vorab und mit hinreichendem zeitlichem Abstand zum Meeting zu testen. Ebenfalls – idealerweise mit einem noch deutlich größeren zeitlichen Abstand, der zum Laden der jeweiligen Akkus hinreichend ist, – sollte der Ladezustand von Headset o. Ä. geprüft werden. Ich persönlich präferiere tatsächlich kabelgebundene Headsets: Nicht nur, dass ich nicht vergessen kann, sie zu laden, sie ermöglichen mir auch „Online-Arbeitstage“ praktisch unbegrenzter Länge.

Geprüft werden sollte alles, was man während des Meetings braucht – also beispielsweise auch die Getränkeversorgung, die mindestens bis zur ersten Pause reichen sollte, um „persönliche Pausen“ (s. u.) zu vermeiden.

Wir sind (über‑)pünktlich!

Ebenso, wie mir technische Rüstzeit während des Meetings als eine Zumutung erscheint (s. o.), gilt dies auch für das Zuspätkommen. Nichts anderes gilt natürlich auch im Physischen, aber im Falle eines Online-Meetings, in dem dann womöglich Dutzende Teilnehmer wartend vor ihren Webcams sitzen, wirkt das erzwungene Warten auf „Nachzügler“ besonders rücksichtslos – und determiniert die Stimmung zum verspäteten Besprechungsstart meist enorm. (Über‑)Pünktlichkeit erscheint mir im Falle von Online-Meetings mehr als nur angebracht.

Wie gehen wir mit „Nachzüglern“ um? Beginnen wir pünktlich oder warten wir?

Das Warten auf „Nachzügler“ verschwendet in der Summe³ unglaublich Zeit – und vermittelt womöglich gar auch die falsche Nachricht; bestätigt möglicherweise den „Nachzügler“ in seiner gefühlten Relevanz, die es oftmals erst ist, die ihn sich zum Zuspätkommen berechtigt fühlen lässt. Kurz: Wenn irgend möglich, sollte man pünktlich starten oder – falls die Anwesenheit des Nachzüglers für das Besprechungsergebnis entscheidend ist – das Meeting frühzeitig insgesamt vertagen, möglichst unter Hinweis auf die Notwendigkeit pünktlichen Erscheinens einen neuen Termin ansetzen.

Wie gehen wir mit „hybriden Meetings“ um?

Hybride Meetings, bei denen ein Teil der Gruppe gemeinsam in einem Besprechungsraum sitzt und der andere Teil virtuell „zugeschaltet“ ist, erscheinen mir höchst problematisch (vgl. „Herausforderung ‚Hybride Meetings‘ “ hier im Blog), es entstehen m. E. einfach zu viele kommunikative Asymmetrien. In vielen Organisationen erlebe ich, dass sich in diesem Punkt ganz von allein die Norm „Ist einer online, nehmen alle online teil“ etabliert hat – ein Prinzip, das man durchaus auch zu explizieren erwägen kann.

Haben wir auch für Online-Meetings eine Kleiderordnung?

Ich persönlich bin alles andere als ein Freund explizierter Kleiderordnungen. Hat man eine solche aber für das Büro, sollte diese Frage m. E. auch für Online-Meetings offiziell geklärt sein. Unabhängig davon halte ich es für wichtig, so aufzutreten, dass weder die Ernsthaftigkeit der eigenen Teilnahme in Frage gestellt noch ein Mangel an Wertschätzung unterstellt werden könnte. Kleidung ist in der audiovisuellen Kommunikation immer Teil der nonverbalen Selbstkundgabe – und die Kleidung wechselwirkt bei den meisten Menschen auch mit der eigenen Haltung; eine situationsangemessene Kleidung hilft einem also womöglich selbst.

Mikrofon und Kamera

Wie gehen wir mit der Kamera um?

Ich persönlich präferiere angeschaltete Kameras, mir hilft es, die Teilnehmer sehen zu können – und ich empfinde es als unangenehm, gegen eine Wand von ausgeschalteten Kameras zu sprechen.

Es gibt allerdings auch Menschen, für die es wirklich unangenehm ist, „gefilmt“ zu werden – und manchmal findet man auch einfach keinen Raum mit einem ausreichend professionell wirkenden Hintergrund, den man den anderen Teilnehmern zeigen wollen würde. Auch wenn die Videokonferenz nun einmal „Videokonferenz“ heißt: Die Kamera ist ein sensibles Thema. Dennoch sollte man sich diesem Thema widmen – vielleicht mindestens folgende Fragen klären:

Wünschen wir uns [alle] ein Kamerabild? Fordern wir es gar (wenn irgend möglich)?
Wann ist es vielleicht trotzdem erlaubt, die Kamera abzuschalten?

oder

Steht es jedem frei, die Kamera ein- oder auszuschalten?
Wann ist es vielleicht trotzdem verpflichtend, die Kamera einzuschalten (bspw. im Falle eines längeren Wortbeitrags)?

Unabhängig von diesen Grundsatzfragen gibt es für das Videobild ähnliche Aspekte wie im Falle der Bekleidung (s. o.): Ein Videobild, das aufgrund extrem schlechter oder ungünstiger Beleuchtung praktisch nicht zu erkennen ist, wirkt weder ernsthaft noch wertschätzend den anderen Teilnehmern gegenüber.

Ein zusätzliches gemeinsames Prinzip, von dem ich finde, dass es sich zu etablieren lohnt, ist übrigens „Wir machen diskret, freundlich und wertschätzend darauf aufmerksam, falls sich etwas Peinliches im Bild befindet. Darauf können sich alle verlassen. So etwas kann passieren.“

Neben gemeinsamen Prinzipien für die Kamera ist es u. U. auch erforderlich, gemeinsame Prinzipien für virtuelle Hintergründe zu etablieren – oder zumindest für die damit oftmals verbundene Selbstkundgabe (analog zur Bekleidung) zu sensibilisieren. Tendenziell erscheint mir aber die Gefahr groß, das falsche (meist Führungs‑)Problem zu lösen, falls man sich mit dieser Frage (wie auch mit der der Bekleidung) beschäftigen muss.

Wie gehen wir mit dem Mikrofon um?

Dass gerade in größeren Runden das Mikrofon abgeschaltet („gemutet“) sein sollte, findet sich als Regel in wohl fast allen Auflistungen zu diesem Thema – dass das trotzdem oft nicht gut klappt, steht auf einem anderen Blatt. Ein zusätzliches gemeinsames Prinzip „Wir machen freundlich und wertschätzend darauf aufmerksam, wenn das Mikrofon noch an ist – oder wenn der Teilnehmer spricht, aber das Mikrofon noch aus ist.“ sollte dementsprechend mindestens etabliert werden, erscheint mir geradezu als Selbstverständlichkeit. Ermöglicht die jeweilige Videokonferenz-Lösung es dem Moderator oder gar allen Teilnehmern, die Mikrofone anderer Teilnehmer auszuschalten, sollten auch dafür Prinzipien expliziert werden – z. B. in der Art von „Mikrofone von abwesenden Teilnehmern dürften abgeschaltet werden, anwesende Teilnehmer werden nur auf das offene Mikrofon aufmerksam gemacht.“

Weniger selbstverständlich ist die eigentliche Tonqualität – und die ist meiner Erfahrung nach extrem entscheidend dafür, wie anstrengend eine virtuelle Besprechung ist: Je schlechter die Tonqualität ist, desto mehr kognitive Kapazität muss ich für die auditive Wahrnehmung und Verarbeitung aufbringen. Die Sprachverständlichkeit ist also entscheidend dafür, wie sehr ich mich anstrengen muss, wie schnell ich ermüde und unter „Zoom Fatigue“⁴ zu leiden beginne – und wie viel meiner Hirnleistung für die inhaltliche Arbeit übrig bleibt. Sofern kein Headset zum Einsatz kommt, bestimmt die Raumakustik sehr stark die Sprachverständlichkeit – und auch schlechte Headsets oder falsch positionierte Mikrofone können den Sprecher fast unverständlich machen. Zudem fängt das zielgerichtete Mikrofon eines Headsets deutlich weniger Störgeräusche ein. Sich auf ein Prinzip in der Art von „Wir nehmen an Videokonferenzen immer mit einem (guten!) Headset teil.“ zu einigen, dürfte also extrem sinnvoll sein – und ist vielleicht die wirkungsvollste technische Maßnahme, die man im in Hinblick auf die Qualität von Online-Meetings ergreifen kann.

Kommunikation[sdynamik]

Wie melden wir uns zu Wort?

Sitze ich mit den Teilnehmern in einem physischen Besprechungsraum, kann ich non-verbale „Wortmeldungen“ meist an Mimik und Körpersprache erkennen – sich mit erhobener Hand zu melden, ist in aller Regel überflüssig und würde ob der Anmutung von Schulunterricht vermutlich eher belustigt zur Kenntnis genommen werden. Mimik und Körpersprache sind in einem Online-Meeting nur sehr begrenzt erkennbar – eine Einschränkung mit verschiedensten Folgen, die man beachten sollte (vgl. „Was mir in Online-Meetings fehlt …“). Sich darauf zu einigen, wie eine Wortmeldung erfolgt, ist hilfreich und verhindert zudem Missverständnisse, das versehentliche Übergehen von Teilnehmern und vor allem auch die durch das „Übergangen werden“ ohne Zweifel entstehenden negativen Emotionen.

Viele Videokonferenz-Lösungen bieten für diesen Fall die Möglichkeit, virtuell „die Hand zu heben“⁵; aus dieser Funktionalität lässt sich direkt ein anwendbares Prinzip für Wortmeldungen ableiten. Gibt es diese Funktionalität nicht, sollte man sich ersatzweise auf einen anderen Mechanismus einigen (den meist integrierten Chat, farbige Karten, die in die Kamera gehalten werden o. ä. – vgl. „Online-Moderation ohne viele Tools“). In beiden Fällen verbleibt übrigens die Aufgabe, die Reihenfolge der Wortmeldungen im Blick zu behalten. Ist das wichtig und hat sich das als problematisch erwiesen, ist eine Wortmeldung per Chat eine gute Möglichkeit – im Chat-Fenster ist die Reihenfolge der Wortmeldungen transparent für alle klar erkennbar.

Wie gehen wir reihum, wenn jeder sich äußern soll?

Die meisten Videokonferenz-Lösungen verändern die Reihenfolge der Videobilder der einzelnen Teilnehmer im Verlauf des Meetings, sei es, weil die Teilnehmeranzahl sich geändert hat oder weil die Bilder abhängig von den letzten Sprechern sortiert werden – und das womöglich auch noch unterschiedlich auf den Bildschirmen der jeweiligen Teilnehmer. Was für den einzelnen Betrachter sinnvoll ist, stellt den Moderator vor eine Herausforderung dar: Einfach „reihum zu gehen“, wie es an einem physischen Besprechungstisch oder gar in einem Stuhlkreis problemlos möglich ist, funktioniert im Online-Meeting nicht – es gibt schlicht keine verlässliche Reihenfolge. Ein Prinzip wie „Wir gehen in alphabetischer Reihenfolge reihum.“ oder „Wir gehen in der Reihenfolge des ursprünglichen Erscheinens im virtuellen Meeting reihum.“ (falls das in der jeweiligen Lösung einfach nachvollziehbar ist), macht eine geordnete und vollständige Äußerung aller in der Runde wieder problemlos möglich.

Wann machen wir eine Vorstellungsrunde?

Online-Meetings unterscheiden sich von „physischen“ Besprechungen u. a. dadurch, dass der Teilnehmerkreis oft erweitert ist: Die Möglichkeit, ohne eine aufwändige Geschäftsreise womöglich von zu Hause aus dem Homeoffice an der virtuellen Besprechung teilzunehmen, vergrößert in vielen Fällen den Teilnehmerkreis um Einzelne, die man sonst des Aufwandes wegen nicht eingeladen hätte – und wer wen bereits kennt, ist häufiger unklar. Die Wahrscheinlichkeit, im Meeting Menschen zu begegnen, die man noch nicht kennt, ist dementsprechend erhöht. Festzulegen, dass immer eine Vorstellungsrunde stattfindet, sofern sich nicht alle Teilnehmer ganz sicher kennen oder die gesamte Gruppe das für unnötig hält, ist also gerade (aber nicht nur) für virtuelle Meetings sinnvoll.

In verschiedenen Beiträgen zum Thema „Online-Meetings“ findet sich zudem der Regelvorschlag, jeder solle seinen Beitrag mit seinem Namen beginnen. Für ein wöchentliches Jour Fixe in bekannter Runde mag das komplett abwegig erscheinen, aber abhängig davon, wie groß die Runde ist, wie gut die Sprachverständlichkeit ist und wie gut sich die Teilnehmer kennen, kann auch dieses Prinzip durchaus bedenkenswert sein.

Wir lassen jeden ausreden!

Was – unabhängig davon, ob virtuell oder physisch – eine Selbstverständlichkeit sein sollte, ist in einer Videokonferenz manches Mal gar nicht so einfach: Um sicher auseinanderzuhalten, ob der Sprecher nur eine Pause macht oder fertig ist, betrachtet man im Physischen oft unbewusst dessen Mimik und Körpersprache. Für beides hat man im Virtuellen nur begrenzte Wahrnehmungsmöglichkeiten; die Wahrscheinlichkeit, jemandem aus Versehen ins Wort zu fallen, steigt – vor allem, falls die Latenz von Ton und/oder Bild erhöht ist. Im Funkverkehr hat sich nicht ohne Grund eingebürgert, Kommunikationsphasen explizit zu beenden (z. B. „over [and out]“) – etwas Vergleichbares gerade für große Videokonferenzen oder den Fall stark erhöhter Latenz einzuführen, ist u. U. bedenkenswert. Mindestens sollte man für das Thema sensibilisieren – und vielleicht einen kleinen Moment länger warten, ob der Wortbeitrag noch fortgesetzt wird.

Wie gehen wir mit Monologen Einzelner um?

Der Anspruch, ausreden zu dürfen, kann durchaus (bewusst oder unbewusst) missbraucht werden – und in Videokonferenzen fehlt nicht nur das non-verbale Feedback der Zuhörer durch Mimik und Körpersprache, meist ist auch das Unterbrechen des Redners aufgrund einer automatischen Priorisierung der verschiedenen Audio-Kanäle durch die jeweilige Software erschwert. Beides macht es „Dampfplauderern“ leicht, ihre Neigung zu sehr langen und wortreichen Beiträgen auszuleben. Im Rahmen der Gruppendynamik helfen können an dieser Stelle sicherlich (viele) „Wortmeldungen“ (s. o. – ein weiterer Grund, dafür einen klar definierten Mechanismus zu haben). Prinzipienhaft dieses Problem zu verhindern versuchen könnte man durch das Etablieren klar begrenzter Redezeiten – diese müssen dann allerdings immer noch durchgesetzt werden, bis sie zu einer auf alle wirksamen sozialen Norm werden.

Störungen

Wie gehen wir mit nicht-technischen Störungen um?

„Störungen haben Vorrang“ ist wohl eines der am meisten überstrapazierten Zitate überhaupt. Im englischsprachigen Original schrieb Ruth Cohn „disturbances and passionate involvements take precedence“⁶, eine m. E. viel bessere Formulierung, denn Störungen nehmen sich in dieser Version faktisch Vorrang – und das ist meiner Erfahrung nach praktisch immer der Fall. Auch wenn – im Gegensatz zu der der deutschsprachigen Formulierung oftmals zugeschriebenen Bedeutung – Störungen nichts Begrüßenswertes sind: Mit Störungen muss faktisch (meist aktiv) umgegangen werden.

In Bezug auf gemeinsame Prinzipien gilt es beim Thema „Störungen“ m. E., zwei Aspekte zu beachten: das Vermeiden von Störungen und der Umgang mit Störungen – beispielsweise:

„Wir schalten während des Meetings Telefone, Messenger o. Ä. stumm und reagieren auch nicht auf Anrufe etc.“
„Störungen sind manchmal unvermeidlich. Wir machen sie aber über deren Beseitigung hinaus möglichst nicht aktiv zum Thema unserer Kommunikation.“ – denn das würde nur die Störung wirksamer machen.

Was tun wir, wenn die Familie ins Bild rückt?

Störungen durch die Familie – naturgemäß insbesondere durch Kinder – sind gerade im Homeoffice oftmals unvermeidlich. So niedlich die Szenen manches Mal auch sein mögen – nicht jeder heißt die ungewollte Präsentation seines Privatlebens gut, den meisten dürfte es peinlich sein – und eine faktische Störung ist es auf jeden Fall. Klar zu definieren, dass Störungen durch Kinder manchmal unvermeidbar seien, möglichst aber nicht explizit zum Thema gemacht werden sollten, dürfte in den meisten Umfeldern hilfreich sein. So sehr es auch das Meeting beeinträchtigen kann: Den Eindruck, eine Störung durch (kleine) Kinder sei etwas in jedem Fall Vermeidbares, das einem deswegen eben auch peinlich sein muss, sollte man m. E. tunlichst vermeiden – die faktische Situation im Homeoffice ist nun einmal, wie sie bei dem jeweiligen Teilnehmer ist, und jeder versucht sicherlich, derartige Störungen so gut es eben geht zu vermeiden. Anders formuliert: Im Gegensatz zum Mobiltelefon (s. o.) lässt sich ein Kind nicht ausschalten.

Wie gehen wir mit technischen Störungen um?

Auch wenn jeder seine Technik vorab geprüft hat (s. o.): Technische Störungen kann man nicht gänzlich ausschließen – allein schon, weil jeder von seiner jeweiligen Internet-Verbindung und das Meeting insgesamt oftmals von einer Cloud-Lösung abhängig ist.

Ist nur ein Teilnehmer von der Störung betroffen, dürften die meisten Erwägungen zu Nachzüglern (s. o.) gelten. Ist es technisch möglich, sollte man sich m. E. zur Regel machen, sich im Falle einer Störung per Telefon in das Meeting einzuwählen; ist dies geübte Praxis, kann man durchaus auch zum Prinzip erheben, auf den Teilnehmer zu warten.

Ist das gesamte Meeting von der Störung betroffen („der Server ausgefallen“), sollte zumindest klar sein, wer sich um die Organisation einer alternativen Lösung kümmert – sei es eine Terminverschiebung oder beispielsweise das Ausweichen auf eine „klassische“ Telefonkonferenz. In aller Regel dürfte hier die Zuständigkeit bei demjenigen liegen, der eingeladen hat.

Pausen und Unterbrechungen

Wie oft und wie lange machen wir eine Pause?

Dass man viele Pausen machen solle und die einzelnen Arbeitsphasen nicht zu lang sein sollen, ist der wohl meistgehörte Rat für Videokonferenzen – und das nicht ohne Grund: „Zoom Fatigue“⁷ droht sehr schnell! Meiner persönlichen Erfahrung nach sind 90 Minuten bzw. 1 ¹/₂ Stunden das absolute Maximum für eine Arbeitsphase ohne Pause, je nach Charakter der Videokonferenz (interaktiver Workshop vs. frontale „Berieselung“) würde ich aber eher eine Stunde oder deutlich weniger empfehlen. Viele vortragsartige Veranstaltungen begrenzen inzwischen die einzelnen Beiträge auf 20 – 30 Minuten.

Die Pausenlänge erscheint mir oftmals sehr knapp bemessen: Typischerweise nutzen die Teilnehmer die Pause für den Toilettengang und das Zubereiten von Kaffee o. Ä. – und die Pause sollte ja zudem auch noch der Entspannung dienen! Deutlich weniger als 15 Minuten Pause erzeugen m. E. eher Hektik als Entspannung, erst rund 20 Minuten dürften in den meisten Fällen auch für eine kurze, wie auch immer ritualisierte Entspannungsphase ausreichen. Ein gemeinsames Prinzip wie „Alle 50 Minuten machen wir gemeinsam 20 Minuten Pause und kehren aus der Pause pünktlich zurück.“ dürfte den Bedürfnissen der meisten Teilnehmer gerecht werden.

Wichtig erscheint mir dabei das pünktliche Zurückkehren aus der Pause. Entsteht zum Pausenende erneut eine Wartephase wie zu Beginn des Meetings (analog zum Thema „Wir sind pünktlich“), kommt es zu wiederholter Zeitverschwendung für alle pünktlichen Teilnehmer. Die Prinzipien für Pünktlichkeit und Nachzügler sollten also hier analog angewandt werden.

Da nicht alle Teilnehmer identische Bedürfnisse haben (und es womöglich z. B. medizinische oder soziale Gründe für die Notwendigkeit einer Pause gibt), empfiehlt es sich, ein gemeinsames Zeichen für „Ich brauche [dringend] eine Pause“ zu verabreden – beispielsweise über den Chat oder durch farbige Karten (vgl. „Online-Moderation ohne viele Tools“). Verlassen einzelne Teilnehmer zwischendurch die Videokonferenz, ist das übrigens oft ein Zeichen dafür, dass eigentlich eine Pause fällig wäre.

Ich neige übrigens dazu, am frühen Vormittag häufiger Pausen zu machen – die Wahrscheinlichkeit, dass einzelne Teilnehmer eine Pause brauchen, ist nach dem (manchmal erstaunlich großen) morgendlichen Kaffee-Konsum einfach größer. Zudem versuche ich, wichtige Meetings nach Möglichkeit nicht in den Nachmittag zu legen – wer weiß, wie viele Pausen die Teilnehmer in den an dem Tag bereits bestrittenen Meetings hatten, wir sehr die „Zoom Fatigue“ bereits fortgeschritten ist.

Ist es erlaubt, kurz aus dem Meeting zu gehen?

Den Teilnehmer zu verbieten, kurz das Meeting zu verlassen, wäre, als verböte man Toilettengänge während physischer Besprechungen. Sich zum gemeinsamen Prinzip zu machen, „persönliche Pausen“ möglichst zu vermeiden, erscheint mir dennoch angemessen: Auch beim Meeting im Büro würde ich ja vermeiden, kurz rauszugehen – der Unterschied ist lediglich, dass es vermeintlich weniger auffällt. Das Gegenteil ist m. E. der Fall: Verlässt jemand kurz das Meeting (meist einfach durch Abschalten von Mikrofon und Kamera – es ist also nicht einmal klar, ob der Teilnehmer noch dabei ist), nehmen alle anderen dies sehr wohl wahr – und das oft nicht positiv. Das wertschätzend zu spiegeln, finde ich persönlich angemessen und hilfreich.

Verlassen Teilnehmer des Öfteren zwischendurch kurz das Meeting, sollte man sich immer fragen, ob vielleicht eher eine echte Pause angemessen wäre. Eine klare und angemessene Pausenregelung (s. o.) und vor allem ein gemeinsames Signal, mit dem man den Bedarf nach einer Pause anmelden kann (s. o.), sollten hier in den meisten Fällen Abhilfe schaffen. Zudem hilfreich ist das bereits ganz am Anfang erwähnte Prinzip „Wir versorgen uns vor dem Meeting mit allem, was wir in der Zeit brauchen (beispielsweise Getränke).“

Wird im Meeting getrunken, gegessen, geraucht?

Trinken im Meeting zu verbieten, erscheint mir unangebracht – online wie offline. Wichtig erscheint mir aber, sich vorab ausreichend mit Getränken zu versorgen, um „persönliche Pausen“ (s. o.) zu vermeiden.

Im Meeting zu essen wäre auch „offline“ in den meisten Umfeldern eher unüblich – es sei denn, es handelt sich um eine Art Geschäftsessen. Erstaunlicherweise erlebe ich in Online-Meetings dennoch häufig, dass zwischendurch gegessen wird. Situationsangemessen erscheint mir das nicht, dementsprechend finde ich eine gemeinsame Übereinkunft, nicht im Online-Meeting zu essen, extrem sinnvoll. Nebenbei bemerkt: Sollte das Essen während des Meetings wirklich notwendig sein, hat man mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit zu wenig Pausen gemacht – und dedizierte Zeit zum Essen ist übrigens auch eine willkommene Möglichkeit, der Arbeitsverdichtung entgegenzuwirken.

In Meetings zu rauchen, war vor gar nicht so langer Zeit noch völlig normal – sorgte aber immer schon für Diskussionen. Da Passivrauchen virtuell nicht möglich ist, erscheint mir persönlich ein Verbot unangebracht. Sollte das Thema aber bei den Beteiligten ein „rotes Tuch“ sein, empfiehlt es sich, in diesem Punkt ein gemeinsames Prinzip zu verabreden. Raucher können übrigens hervorragend als eine Art Pausen-Timer dienen.

Ist es erlaubt, parallel an etwas anderem zu arbeiten?

Was im physischen Konferenzraum sofort auffiele, ist im virtuellen kaum zu bemerken: Teilnehmer, die parallel noch an etwas anderem arbeiten – beispielsweise E‑Mails beantworten oder chatten. So groß die Versuchung auch ist: Mir erscheint es im Interesse der Lebens- und Arbeitszeit aller Teilnehmer zu liegen, dass jeder wirklich zu hundert Prozent dabei ist – alles andere untergrübe sicherlich die Ernsthaftigkeit der Veranstaltung und erscheint mir wenig wertschätzend den anderen Teilnehmern gegenüber.

Die Versuchung, parallel zu arbeiten, lässt sich übrigens sehr einfach reduzieren, indem man möglichst alle nicht unmittelbar benötigten Programme schließt – was zudem auch eine gute Vorbereitung für das Teilen des eigenen Bildschirms ist (s. u.).

Was mich beim Telefonieren schon immer störte, stört mich im Falle von Online-Meetings noch mehr: Autofahren während des Meetings. Mir als Nicht-Autofahrer will einfach nicht einleuchten, warum erstaunlich viele Menschen glauben, ihnen stünde noch die volle Denk-Kapazität zur Verfügung, wenn sie parallel versuchen, den Verkehr schadensfrei zu meistern. Nicht zuletzt aus Gründen der Verkehrssicherheit würde ich dazu raten, zum Prinzip zu erheben, nicht während des Autofahrens an einer Video- oder auch Telefonkonferenz teilzunehmen.

Bildschirm und Tools

Was beachten wir beim Screen-Sharing?

Ein aufgeräumter Schreibtisch hinterlässt meist einen besseren Eindruck als völliges Chaos⁸ – ähnliches gilt für den „Desktop“ des eigenen Computers, im Zusammenhang mit dem Teilen des Bildschirms vor allem in Bezug auf geöffnete Programme, Dokumente und Tabs des Webbrowsers. Im Falle des geteilten Bildschirms geht es dabei verstärkt nicht nur um den guten Eindruck, sondern vor allem auch um Fragen der Diskretion, des Datenschutzes und der IT-Sicherheit. Empfehlenswert erscheinen mir deswegen folgende drei Prinzipien:

„Wir schließen alle nicht benötigten Programme, Dokumente und Webbrowser(-Tabs), bevor wir den Bildschirm teilen.“
„Wir teilen – sofern möglich – nur das gerade relevante Fenster.“
„Wir machen wertschätzend und diskret darauf aufmerksam, wenn etwas zu sehen ist, was vermutlich nicht zu sehen sein sollte. Darauf können sich alle verlassen. So etwas kann passieren.“

Wie gehen wir mit externen Tools im Internet um?

Ob Miro, Conceptboard oder Mentimeter – inzwischen existieren unterschiedlichste hilfreiche Werkzeuge für die Online-Moderation. Allen diesen Werkzeugen sind zwei problematische Aspekte gemeinsam: Für jedes Tool einzeln müssen jeweils alle Datenschutz- und IT-Sicherheitsfragen geklärt werden und alle Teilnehmer müssen mit dem jeweiligen Werkzeug umgehen können. Letzteres mag auf den ersten Blick trivial erscheinen, reine Web-Anwendungen erfordern ja keine Installation und die Benutzeroberfläche ist meist recht intuitiv. Bedenkt man aber, wie viele unerwartete Probleme manche Teilnehmer bereits mit der Videokonferenzsoft- und hardware selbst haben, empfiehlt es sich offenkundig, an dieser Stelle eher vorsichtig zu sein – die Einführung eines neuen Tools kann sonst womöglich mitten im Meeting bei einzelnen Teilnehmern erhebliche Rüstzeit erzeugen und die Besprechung extrem verzögern. Ebenfalls verzögern kann das Thema Datenschutz: Sind hier nicht alle Fragen geklärt, entstehen womöglich endlose Diskussionen, die mit dem eigentlichen Thema des Meetings nichts zu tun haben. Ich würde zu diesen beiden Themen folgende Prinzipien empfehlen:

„Nutzen wir externe Werkzeuge im Internet, sind vorab alle Datenschutz- und IT-Sicherheitsfragen für alle Teilnehmer formell geklärt.“
„Nutzen wir externe Werkzeuge im Internet, die nicht bereits allen Teilnehmern wohlbekannt sind, bieten wir den Teilnehmern vorab einen Test und eine kurze Einführung in die Benutzung des Tools an.“

Bestehendes und Ergänzendes

Welche vorhandenen Prinzipien, Regeln und sozialen Normen muss ich noch ergänzen?

Auch wenn sich der eine oder andere gefühlt im „Neuland“ befindet: Irgendwelche existierenden Prinzipien haben Sie auf jeden Fall, und wenn es nur implizite, aber seit Jahren etablierte soziale Normen sind (und die wirken übrigens oftmals stärker als Regeln). Zudem haben Sie vermutlich bereits Regeln für „normale“, „physische“ Meetings – oder zumindest etablierte soziale Normen. Vieles davon sollte womöglich nicht einfach verworfen werden; prüfen Sie, was von dem Bestehenden auch für Online-Meetings relevant und immer noch richtig ist und bauen Sie es widerspruchsfrei und möglichst in ähnlichem Sprach-Duktus (also ggf. als Prinzip formuliert) in Ihre neue gemeinsame Prinzipien-Sammlung ein.

Etwas, das sich in praktisch allen Meeting-Regeln findet, ist ein Imperativ in der Art von „Kein Meeting ohne Agenda.“ – ihren ursprünglichen Zweck, überflüssige Meetings zu vermeiden und es den Eingeladenen zu ermöglichen, zu beurteilen, ob eine Teilnahme am Meeting jeweils sinnvoll ist (und sich ggf. vorzubereiten), hat diese Regel meiner Erfahrung nach noch nie erfüllt. Jetzt ist vielleicht der richtige Moment, diese Regel zu ersetzen durch ein Prinzip wie z. B. „Kein Meeting ohne konkretes, relevantes und erreichbares Ziel, das für alle Teilnehmer bedeutend ist oder zu dem sie zumindest einen wesentlichen Beitrag leisten können.“

Welche Fragen sollten wir noch diskutieren?

Diese Auflistung erhebt – ich erwähnte es eingangs – keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit und ich freue mich über Ergänzungen in den Kommentaren. Jede Organisation ist anders, ich stoße unabhängig vom Thema auch nach mehreren Jahrzehnten Beratung immer wieder auf Probleme und Fragen, die mir noch nie zuvor aufgefallen sind – und die im Kontext der jeweiligen Organisation dennoch extrem wichtig sind. Dementsprechend kann ich auch nur dringend dazu raten, intensiv gemeinsam darüber nachzudenken, welche Fragen man sich noch stellen kann – wofür es noch ein Prinzip zu entwickeln gilt.

Inspect and Adapt

Wie überprüfen wir unsere gemeinsam entwickelten Regeln und wie entwickeln wir sie weiter?

Menschen ändern sich, Organisationen ändern sich und die Welt um sie herum, der „Globe“ – um die Nomenklatur der Themenzentrierten Interaktion (TZI) zu nutzen –, ändert sich ebenfalls. Insbesondere auch die Videokonferenz-Technik entwickelt sich rasant – sehr schön zu beobachten im Falle von Microsoft Teams. Zudem sammeln wir alle gemeinsam Erfahrungen, stellen vielleicht fest, dass das eine oder andere Prinzip so gar nicht funktioniert, wie wir es uns gemeinsam gedacht haben, – oder dass wir kompliziert ein Problem gelöst haben, das es gar nicht gibt. Die gemeinsam einwickelten Prinzipien regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen, zu schauen, was wegfallen kann, was angepasst oder verbessert werden muss und wo es vielleicht etwas zu ergänzen gilt, sollte also als eigenständiges Prinzip in die Sammlung mit aufgenommen werden. Anfangs sollte dies häufiger erfolgen, später kann die Frequenz sicherlich sinken – auf jeden Fall aber sollte man auf externe (beispielsweise technische) Entwicklungen reagieren.

Footnotes:

↑ Vgl. bspw. <https://www.hinz-wirkt.de/lotsenblog/artikel/1850-prinzipien-statt-regeln> (28.12.2020).
↑ Vgl. bspw. <https://t2informatik.de/blog/prozesse-methoden/konsens-konsent-oder-was/> (28.12.2020).
↑ Anzahl Teilnehmer × Wartezeit – ein enormer Effizienz-Killer, dennoch erlebt man erstaunlich häufig, dass gerade Führungskräfte erstaunlich große Gruppen minutenlang warten lassen.
↑ Vgl. bspw. <https://t2informatik.de/wissen-kompakt/zoom-fatigue/> (27.12.2020).
↑ Was aufgrund des Kontextes dann meiner Wahrnehmung nach auch nicht mehr mit „Schulunterricht“ verbunden wird.
↑ Im Deutschen benutzt sie allerdings bemerkenswerter Weise dennoch die Kurzform „Störungen haben Vorrang“. Vgl. Kroeger, Matthias: Das sogenannte ›Störungspostulat‹: »Disturbances and Passionate Involvements take precedence«. In: Themenzentrierte Interaktion 24. (2010). S. 9 – 21.
↑ Vgl. bspw. https://t2informatik.de/wissen-kompakt/zoom-fatigue/ (27.12.2020).
↑ Wer meine Schreibtische kennt, muss jetzt laut lachen.