Regeln – oder besser Prinzipien – für Online-Meetings

Es über­rascht mich, wie hoch auch nach Mona­ten oft­mals noch die Anlauf­schwie­rig­kei­ten des einen oder ande­ren Video­kon­fe­renz-Teil­neh­mers ist. Sozia­le Rüst­zeit in Mee­tings dient meist zumin­dest noch der Eta­blie­rung oder Fes­ti­gung der Grup­pe, tech­ni­sche Rüst­zeit hin­ge­gen erscheint mir schlicht als Zeit­ver­schwen­dung – und als eine Zumu­tung für alle ande­ren Teil­neh­mer. Soll­te das jewei­li­ge tech­ni­sche Set­up also nicht hoch­gra­dig sta­tisch und woh­l­erprobt sein, emp­fiehlt es sich, es grund­sätz­lich vor­ab und mit hin­rei­chen­dem zeit­li­chem Abstand zum Mee­ting zu tes­ten. Eben­falls – idea­ler­wei­se mit einem noch deut­lich grö­ße­ren zeit­li­chen Abstand, der zum Laden der jewei­li­gen Akkus hin­rei­chend ist, – soll­te der Lade­zu­stand von Head­set o. Ä. geprüft wer­den. Ich per­sön­lich prä­fe­rie­re tat­säch­lich kabel­ge­bun­de­ne Head­sets: Nicht nur, dass ich nicht ver­ges­sen kann, sie zu laden, sie ermög­li­chen mir auch „Online-Arbeits­ta­ge“ prak­tisch unbe­grenz­ter Länge.

Geprüft wer­den soll­te alles, was man wäh­rend des Mee­tings braucht – also bei­spiels­wei­se auch die Geträn­ke­ver­sor­gung, die min­des­tens bis zur ers­ten Pau­se rei­chen soll­te, um „per­sön­li­che Pau­sen“ (s. u.) zu vermeiden.

Eben­so, wie mir tech­ni­sche Rüst­zeit wäh­rend des Mee­tings als eine Zumu­tung erscheint (s. o.), gilt dies auch für das Zuspät­kom­men. Nichts ande­res gilt natür­lich auch im Phy­si­schen, aber im Fal­le eines Online-Mee­tings, in dem dann womög­lich Dut­zen­de Teil­neh­mer war­tend vor ihren Web­cams sit­zen, wirkt das erzwun­ge­ne War­ten auf „Nach­züg­ler“ beson­ders rück­sichts­los – und deter­mi­niert die Stim­mung zum ver­spä­te­ten Bespre­chungs­start meist enorm. (Über‑)​Pünktlichkeit erscheint mir im Fal­le von Online-Mee­tings mehr als nur angebracht.

Das War­ten auf „Nach­züg­ler“ ver­schwen­det in der Summe​³ unglaub­lich Zeit – und ver­mit­telt womög­lich gar auch die fal­sche Nach­richt; bestä­tigt mög­li­cher­wei­se den „Nach­züg­ler“ in sei­ner gefühl­ten Rele­vanz, die es oft­mals erst ist, die ihn sich zum Zuspät­kom­men berech­tigt füh­len lässt. Kurz: Wenn irgend mög­lich, soll­te man pünkt­lich star­ten oder – falls die Anwe­sen­heit des Nach­züg­lers für das Bespre­chungs­er­geb­nis ent­schei­dend ist – das Mee­ting früh­zei­tig ins­ge­samt ver­ta­gen, mög­lichst unter Hin­weis auf die Not­wen­dig­keit pünkt­li­chen Erschei­nens einen neu­en Ter­min ansetzen.

Hybri­de Mee­tings, bei denen ein Teil der Grup­pe gemein­sam in einem Bespre­chungs­raum sitzt und der ande­re Teil vir­tu­ell „zuge­schal­tet“ ist, erschei­nen mir höchst pro­ble­ma­tisch (vgl. „Her­aus­for­de­rung ‚Hybri­de Mee­tings‘ “ hier im Blog), es ent­ste­hen m. E. ein­fach zu vie­le kom­mu­ni­ka­ti­ve Asym­me­trien. In vie­len Orga­ni­sa­tio­nen erle­be ich, dass sich in die­sem Punkt ganz von allein die Norm „Ist einer online, neh­men alle online teil“ eta­bliert hat – ein Prin­zip, das man durch­aus auch zu expli­zie­ren erwä­gen kann.

Ich per­sön­lich bin alles ande­re als ein Freund expli­zier­ter Klei­der­ord­nun­gen. Hat man eine sol­che aber für das Büro, soll­te die­se Fra­ge m. E. auch für Online-Mee­tings offi­zi­ell geklärt sein. Unab­hän­gig davon hal­te ich es für wich­tig, so auf­zu­tre­ten, dass weder die Ernst­haf­tig­keit der eige­nen Teil­nah­me in Fra­ge gestellt noch ein Man­gel an Wert­schät­zung unter­stellt wer­den könn­te. Klei­dung ist in der audio­vi­su­el­len Kom­mu­ni­ka­ti­on immer Teil der non­ver­ba­len Selbst­kund­ga­be – und die Klei­dung wech­sel­wirkt bei den meis­ten Men­schen auch mit der eige­nen Hal­tung; eine situa­ti­ons­an­ge­mes­se­ne Klei­dung hilft einem also womög­lich selbst.

Ich per­sön­lich prä­fe­rie­re ange­schal­te­te Kame­ras, mir hilft es, die Teil­neh­mer sehen zu kön­nen – und ich emp­fin­de es als unan­ge­nehm, gegen eine Wand von aus­ge­schal­te­ten Kame­ras zu sprechen. 

Es gibt aller­dings auch Men­schen, für die es wirk­lich unan­ge­nehm ist, „gefilmt“ zu wer­den – und manch­mal fin­det man auch ein­fach kei­nen Raum mit einem aus­rei­chend pro­fes­sio­nell wir­ken­den Hin­ter­grund, den man den ande­ren Teil­neh­mern zei­gen wol­len wür­de. Auch wenn die Video­kon­fe­renz nun ein­mal „Videokon­fe­renz“ heißt: Die Kame­ra ist ein sen­si­bles The­ma. Den­noch soll­te man sich die­sem The­ma wid­men – viel­leicht min­des­tens fol­gen­de Fra­gen klären:

• Wün­schen wir uns [alle] ein Kame­ra­bild? For­dern wir es gar (wenn irgend möglich)?
• Wann ist es viel­leicht trotz­dem erlaubt, die Kame­ra abzuschalten?

oder

• Steht es jedem frei, die Kame­ra ein- oder auszuschalten?
• Wann ist es viel­leicht trotz­dem ver­pflich­tend, die Kame­ra ein­zu­schal­ten (bspw. im Fal­le eines län­ge­ren Wortbeitrags)?

Unab­hän­gig von die­sen Grund­satz­fra­gen gibt es für das Video­bild ähn­li­che Aspek­te wie im Fal­le der Beklei­dung (s. o.): Ein Video­bild, das auf­grund extrem schlech­ter oder ungüns­ti­ger Beleuch­tung prak­tisch nicht zu erken­nen ist, wirkt weder ernst­haft noch wert­schät­zend den ande­ren Teil­neh­mern gegenüber.

Ein zusätz­li­ches gemein­sa­mes Prin­zip, von dem ich fin­de, dass es sich zu eta­blie­ren lohnt, ist übri­gens „Wir machen dis­kret, freund­lich und wert­schät­zend dar­auf auf­merk­sam, falls sich etwas Pein­li­ches im Bild befin­det. Dar­auf kön­nen sich alle ver­las­sen. So etwas kann passieren.“

Neben gemein­sa­men Prin­zi­pi­en für die Kame­ra ist es u. U. auch erfor­der­lich, gemein­sa­me Prin­zi­pi­en für vir­tu­el­le Hin­ter­grün­de zu eta­blie­ren – oder zumin­dest für die damit oft­mals ver­bun­de­ne Selbst­kund­ga­be (ana­log zur Beklei­dung) zu sen­si­bi­li­sie­ren. Ten­den­zi­ell erscheint mir aber die Gefahr groß, das fal­sche (meist Führungs‑)​Problem zu lösen, falls man sich mit die­ser Fra­ge (wie auch mit der der Beklei­dung) beschäf­ti­gen muss.

Dass gera­de in grö­ße­ren Run­den das Mikro­fon abge­schal­tet („gemu­tet“) sein soll­te, fin­det sich als Regel in wohl fast allen Auf­lis­tun­gen zu die­sem The­ma – dass das trotz­dem oft nicht gut klappt, steht auf einem ande­ren Blatt. Ein zusätz­li­ches gemein­sa­mes Prin­zip „Wir machen freund­lich und wert­schät­zend dar­auf auf­merk­sam, wenn das Mikro­fon noch an ist – oder wenn der Teil­neh­mer spricht, aber das Mikro­fon noch aus ist.“ soll­te dem­entspre­chend min­des­tens eta­bliert wer­den, erscheint mir gera­de­zu als Selbst­ver­ständ­lich­keit. Ermög­licht die jewei­li­ge Video­kon­fe­renz-Lösung es dem Mode­ra­tor oder gar allen Teil­neh­mern, die Mikro­fo­ne ande­rer Teil­neh­mer aus­zu­schal­ten, soll­ten auch dafür Prin­zi­pi­en expli­ziert wer­den – z. B. in der Art von „Mikro­fo­ne von abwe­sen­den Teil­neh­mern dürf­ten abge­schal­tet wer­den, anwe­sen­de Teil­neh­mer wer­den nur auf das offe­ne Mikro­fon auf­merk­sam gemacht.“

Weni­ger selbst­ver­ständ­lich ist die eigent­li­che Ton­qua­li­tät – und die ist mei­ner Erfah­rung nach extrem ent­schei­dend dafür, wie anstren­gend eine vir­tu­el­le Bespre­chung ist: Je schlech­ter die Ton­qua­li­tät ist, des­to mehr kogni­ti­ve Kapa­zi­tät muss ich für die audi­tive Wahr­neh­mung und Ver­ar­bei­tung auf­brin­gen. Die Sprach­ver­ständ­lich­keit ist also ent­schei­dend dafür, wie sehr ich mich anstren­gen muss, wie schnell ich ermü­de und unter „Zoom Fati­gue“​⁴ zu lei­den begin­ne – und wie viel mei­ner Hirn­leis­tung für die inhalt­li­che Arbeit übrig bleibt. Sofern kein Head­set zum Ein­satz kommt, bestimmt die Raum­akus­tik sehr stark die Sprach­ver­ständ­lich­keit – und auch schlech­te Head­sets oder falsch posi­tio­nier­te Mikro­fo­ne kön­nen den Spre­cher fast unver­ständ­lich machen. Zudem fängt das ziel­ge­rich­te­te Mikro­fon eines Head­sets deut­lich weni­ger Stör­ge­räu­sche ein. Sich auf ein Prin­zip in der Art von „Wir neh­men an Video­kon­fe­ren­zen immer mit einem (guten!) Head­set teil.“ zu eini­gen, dürf­te also extrem sinn­voll sein – und ist viel­leicht die wir­kungs­volls­te tech­ni­sche Maß­nah­me, die man im in Hin­blick auf die Qua­li­tät von Online-Mee­tings ergrei­fen kann.

Sit­ze ich mit den Teil­neh­mern in einem phy­si­schen Bespre­chungs­raum, kann ich non-ver­ba­le „Wort­mel­dun­gen“ meist an Mimik und Kör­per­spra­che erken­nen – sich mit erho­be­ner Hand zu mel­den, ist in aller Regel über­flüs­sig und wür­de ob der Anmu­tung von Schul­un­ter­richt ver­mut­lich eher belus­tigt zur Kennt­nis genom­men wer­den. Mimik und Kör­per­spra­che sind in einem Online-Mee­ting nur sehr begrenzt erkenn­bar – eine Ein­schrän­kung mit ver­schie­dens­ten Fol­gen, die man beach­ten soll­te (vgl. „Was mir in Online-Mee­tings fehlt …“). Sich dar­auf zu eini­gen, wie eine Wort­mel­dung erfolgt, ist hilf­reich und ver­hin­dert zudem Miss­ver­ständ­nis­se, das ver­se­hent­li­che Über­ge­hen von Teil­neh­mern und vor allem auch die durch das „Über­gan­gen wer­den“ ohne Zwei­fel ent­ste­hen­den nega­ti­ven Emotionen.

Vie­le Video­kon­fe­renz-Lösun­gen bie­ten für die­sen Fall die Mög­lich­keit, vir­tu­ell „die Hand zu heben“​⁵; aus die­ser Funk­tio­na­li­tät lässt sich direkt ein anwend­ba­res Prin­zip für Wort­mel­dun­gen ablei­ten. Gibt es die­se Funk­tio­na­li­tät nicht, soll­te man sich ersatz­wei­se auf einen ande­ren Mecha­nis­mus eini­gen (den meist inte­grier­ten Chat, far­bi­ge Kar­ten, die in die Kame­ra gehal­ten wer­den o. ä. – vgl. „Online-Mode­ra­ti­on ohne vie­le Tools“). In bei­den Fäl­len ver­bleibt übri­gens die Auf­ga­be, die Rei­hen­fol­ge der Wort­mel­dun­gen im Blick zu behal­ten. Ist das wich­tig und hat sich das als pro­ble­ma­tisch erwie­sen, ist eine Wort­mel­dung per Chat eine gute Mög­lich­keit – im Chat-Fens­ter ist die Rei­hen­fol­ge der Wort­mel­dun­gen trans­pa­rent für alle klar erkennbar.

Die meis­ten Video­kon­fe­renz-Lösun­gen ver­än­dern die Rei­hen­fol­ge der Video­bil­der der ein­zel­nen Teil­neh­mer im Ver­lauf des Mee­tings, sei es, weil die Teil­neh­mer­an­zahl sich geän­dert hat oder weil die Bil­der abhän­gig von den letz­ten Spre­chern sor­tiert wer­den – und das womög­lich auch noch unter­schied­lich auf den Bild­schir­men der jewei­li­gen Teil­neh­mer. Was für den ein­zel­nen Betrach­ter sinn­voll ist, stellt den Mode­ra­tor vor eine Her­aus­for­de­rung dar: Ein­fach „reih­um zu gehen“, wie es an einem phy­si­schen Bespre­chungs­tisch oder gar in einem Stuhl­kreis pro­blem­los mög­lich ist, funk­tio­niert im Online-Mee­ting nicht – es gibt schlicht kei­ne ver­läss­li­che Rei­hen­fol­ge. Ein Prin­zip wie „Wir gehen in alpha­be­ti­scher Rei­hen­fol­ge reih­um.“ oder „Wir gehen in der Rei­hen­fol­ge des ursprüng­li­chen Erschei­nens im vir­tu­el­len Mee­ting reih­um.“ (falls das in der jewei­li­gen Lösung ein­fach nach­voll­zieh­bar ist), macht eine geord­ne­te und voll­stän­di­ge Äuße­rung aller in der Run­de wie­der pro­blem­los möglich.

Online-Mee­tings unter­schei­den sich von „phy­si­schen“ Bespre­chun­gen u. a. dadurch, dass der Teil­neh­mer­kreis oft erwei­tert ist: Die Mög­lich­keit, ohne eine auf­wän­di­ge Geschäfts­rei­se womög­lich von zu Hau­se aus dem Home­of­fice an der vir­tu­el­len Bespre­chung teil­zu­neh­men, ver­grö­ßert in vie­len Fäl­len den Teil­neh­mer­kreis um Ein­zel­ne, die man sonst des Auf­wan­des wegen nicht ein­ge­la­den hät­te – und wer wen bereits kennt, ist häu­fi­ger unklar. Die Wahr­schein­lich­keit, im Mee­ting Men­schen zu begeg­nen, die man noch nicht kennt, ist dem­entspre­chend erhöht. Fest­zu­le­gen, dass immer eine Vor­stel­lungs­run­de statt­fin­det, sofern sich nicht alle Teil­neh­mer ganz sicher ken­nen oder die gesam­te Grup­pe das für unnö­tig hält, ist also gera­de (aber nicht nur) für vir­tu­el­le Mee­tings sinnvoll.

In ver­schie­de­nen Bei­trä­gen zum The­ma „Online-Mee­tings“ fin­det sich zudem der Regel­vor­schlag, jeder sol­le sei­nen Bei­trag mit sei­nem Namen begin­nen. Für ein wöchent­li­ches Jour Fixe in bekann­ter Run­de mag das kom­plett abwe­gig erschei­nen, aber abhän­gig davon, wie groß die Run­de ist, wie gut die Sprach­ver­ständ­lich­keit ist und wie gut sich die Teil­neh­mer ken­nen, kann auch die­ses Prin­zip durch­aus beden­kens­wert sein.

Was – unab­hän­gig davon, ob vir­tu­ell oder phy­sisch – eine Selbst­ver­ständ­lich­keit sein soll­te, ist in einer Video­kon­fe­renz man­ches Mal gar nicht so ein­fach: Um sicher aus­ein­an­der­zu­hal­ten, ob der Spre­cher nur eine Pau­se macht oder fer­tig ist, betrach­tet man im Phy­si­schen oft unbe­wusst des­sen Mimik und Kör­per­spra­che. Für bei­des hat man im Vir­tu­el­len nur begrenz­te Wahr­neh­mungs­mög­lich­kei­ten; die Wahr­schein­lich­keit, jeman­dem aus Ver­se­hen ins Wort zu fal­len, steigt – vor allem, falls die Latenz von Ton und/​oder Bild erhöht ist. Im Funk­ver­kehr hat sich nicht ohne Grund ein­ge­bür­gert, Kom­mu­ni­ka­ti­ons­pha­sen expli­zit zu been­den (z. B. „over [and out]“) – etwas Ver­gleich­ba­res gera­de für gro­ße Video­kon­fe­ren­zen oder den Fall stark erhöh­ter Latenz ein­zu­füh­ren, ist u. U. beden­kens­wert. Min­des­tens soll­te man für das The­ma sen­si­bi­li­sie­ren – und viel­leicht einen klei­nen Moment län­ger war­ten, ob der Wort­bei­trag noch fort­ge­setzt wird.

Der Anspruch, aus­re­den zu dür­fen, kann durch­aus (bewusst oder unbe­wusst) miss­braucht wer­den – und in Video­kon­fe­ren­zen fehlt nicht nur das non-ver­ba­le Feed­back der Zuhö­rer durch Mimik und Kör­per­spra­che, meist ist auch das Unter­bre­chen des Red­ners auf­grund einer auto­ma­ti­schen Prio­ri­sie­rung der ver­schie­de­nen Audio-Kanä­le durch die jewei­li­ge Soft­ware erschwert. Bei­des macht es „Dampf­plau­de­rern“ leicht, ihre Nei­gung zu sehr lan­gen und wort­rei­chen Bei­trä­gen aus­zu­le­ben. Im Rah­men der Grup­pen­dy­na­mik hel­fen kön­nen an die­ser Stel­le sicher­lich (vie­le) „Wort­mel­dun­gen“ (s. o. – ein wei­te­rer Grund, dafür einen klar defi­nier­ten Mecha­nis­mus zu haben). Prin­zi­pi­en­haft die­ses Pro­blem zu ver­hin­dern ver­su­chen könn­te man durch das Eta­blie­ren klar begrenz­ter Rede­zei­ten – die­se müs­sen dann aller­dings immer noch durch­ge­setzt wer­den, bis sie zu einer auf alle wirk­sa­men sozia­len Norm werden.

„Stö­run­gen haben Vor­rang“ ist wohl eines der am meis­ten über­stra­pa­zier­ten Zita­te über­haupt. Im eng­lisch­spra­chi­gen Ori­gi­nal schrieb Ruth Cohn „dis­tur­ban­ces and pas­sio­na­te invol­vements take precedence“​⁶, eine m. E. viel bes­se­re For­mu­lie­rung, denn Stö­run­gen neh­men sich in die­ser Ver­si­on fak­tisch Vor­rang – und das ist mei­ner Erfah­rung nach prak­tisch immer der Fall. Auch wenn – im Gegen­satz zu der der deutsch­spra­chi­gen For­mu­lie­rung oft­mals zuge­schrie­be­nen Bedeu­tung – Stö­run­gen nichts Begrü­ßens­wer­tes sind: Mit Stö­run­gen muss fak­tisch (meist aktiv) umge­gan­gen werden. 

In Bezug auf gemein­sa­me Prin­zi­pi­en gilt es beim The­ma „Stö­run­gen“ m. E., zwei Aspek­te zu beach­ten: das Ver­mei­den von Stö­run­gen und der Umgang mit Stö­run­gen – beispielsweise:

• „Wir schal­ten wäh­rend des Mee­tings Tele­fo­ne, Mes­sen­ger o. Ä. stumm und reagie­ren auch nicht auf Anru­fe etc.“
• „Stö­run­gen sind manch­mal unver­meid­lich. Wir machen sie aber über deren Besei­ti­gung hin­aus mög­lichst nicht aktiv zum The­ma unse­rer Kom­mu­ni­ka­ti­on.“ – denn das wür­de nur die Stö­rung wirk­sa­mer machen.

Stö­run­gen durch die Fami­lie – natur­ge­mäß ins­be­son­de­re durch Kin­der – sind gera­de im Home­of­fice oft­mals unver­meid­lich. So nied­lich die Sze­nen man­ches Mal auch sein mögen – nicht jeder heißt die unge­woll­te Prä­sen­ta­ti­on sei­nes Pri­vat­le­bens gut, den meis­ten dürf­te es pein­lich sein – und eine fak­ti­sche Stö­rung ist es auf jeden Fall. Klar zu defi­nie­ren, dass Stö­run­gen durch Kin­der manch­mal unver­meid­bar sei­en, mög­lichst aber nicht expli­zit zum The­ma gemacht wer­den soll­ten, dürf­te in den meis­ten Umfel­dern hilf­reich sein. So sehr es auch das Mee­ting beein­träch­ti­gen kann: Den Ein­druck, eine Stö­rung durch (klei­ne) Kin­der sei etwas in jedem Fall Ver­meid­ba­res, das einem des­we­gen eben auch pein­lich sein muss, soll­te man m. E. tun­lichst ver­mei­den – die fak­ti­sche Situa­ti­on im Home­of­fice ist nun ein­mal, wie sie bei dem jewei­li­gen Teil­neh­mer ist, und jeder ver­sucht sicher­lich, der­ar­ti­ge Stö­run­gen so gut es eben geht zu ver­mei­den. Anders for­mu­liert: Im Gegen­satz zum Mobil­te­le­fon (s. o.) lässt sich ein Kind nicht ausschalten.

Auch wenn jeder sei­ne Tech­nik vor­ab geprüft hat (s. o.): Tech­ni­sche Stö­run­gen kann man nicht gänz­lich aus­schlie­ßen – allein schon, weil jeder von sei­ner jewei­li­gen Inter­net-Ver­bin­dung und das Mee­ting ins­ge­samt oft­mals von einer Cloud-Lösung abhän­gig ist. 

Ist nur ein Teil­neh­mer von der Stö­rung betrof­fen, dürf­ten die meis­ten Erwä­gun­gen zu Nach­züg­lern (s. o.) gel­ten. Ist es tech­nisch mög­lich, soll­te man sich m. E. zur Regel machen, sich im Fal­le einer Stö­rung per Tele­fon in das Mee­ting ein­zu­wäh­len; ist dies geüb­te Pra­xis, kann man durch­aus auch zum Prin­zip erhe­ben, auf den Teil­neh­mer zu warten.

Ist das gesam­te Mee­ting von der Stö­rung betrof­fen („der Ser­ver aus­ge­fal­len“), soll­te zumin­dest klar sein, wer sich um die Orga­ni­sa­ti­on einer alter­na­ti­ven Lösung küm­mert – sei es eine Ter­min­ver­schie­bung oder bei­spiels­wei­se das Aus­wei­chen auf eine „klas­si­sche“ Tele­fon­kon­fe­renz. In aller Regel dürf­te hier die Zustän­dig­keit bei dem­je­ni­gen lie­gen, der ein­ge­la­den hat.

Dass man vie­le Pau­sen machen sol­le und die ein­zel­nen Arbeits­pha­sen nicht zu lang sein sol­len, ist der wohl meist­ge­hör­te Rat für Video­kon­fe­ren­zen – und das nicht ohne Grund: „Zoom Fati­gue“​⁷ droht sehr schnell! Mei­ner per­sön­li­chen Erfah­rung nach sind 90 Minu­ten bzw. 1 ¹/​₂ Stun­den das abso­lu­te Maxi­mum für eine Arbeits­pha­se ohne Pau­se, je nach Cha­rak­ter der Video­kon­fe­renz (inter­ak­ti­ver Work­shop vs. fron­ta­le „Berie­se­lung“) wür­de ich aber eher eine Stun­de oder deut­lich weni­ger emp­feh­len. Vie­le vor­trags­ar­ti­ge Ver­an­stal­tun­gen begren­zen inzwi­schen die ein­zel­nen Bei­trä­ge auf 20 – 30 Minuten.

Die Pau­sen­län­ge erscheint mir oft­mals sehr knapp bemes­sen: Typi­scher­wei­se nut­zen die Teil­neh­mer die Pau­se für den Toi­let­ten­gang und das Zube­rei­ten von Kaf­fee o. Ä. – und die Pau­se soll­te ja zudem auch noch der Ent­span­nung die­nen! Deut­lich weni­ger als 15 Minu­ten Pau­se erzeu­gen m. E. eher Hek­tik als Ent­span­nung, erst rund 20 Minu­ten dürf­ten in den meis­ten Fäl­len auch für eine kur­ze, wie auch immer ritua­li­sier­te Ent­span­nungs­pha­se aus­rei­chen. Ein gemein­sa­mes Prin­zip wie „Alle 50 Minu­ten machen wir gemein­sam 20 Minu­ten Pau­se und keh­ren aus der Pau­se pünkt­lich zurück.“ dürf­te den Bedürf­nis­sen der meis­ten Teil­neh­mer gerecht werden.

Wich­tig erscheint mir dabei das pünkt­li­che Zurück­keh­ren aus der Pau­se. Ent­steht zum Pau­se­n­en­de erneut eine War­te­pha­se wie zu Beginn des Mee­tings (ana­log zum The­ma „Wir sind pünkt­lich“), kommt es zu wie­der­hol­ter Zeit­ver­schwen­dung für alle pünkt­li­chen Teil­neh­mer. Die Prin­zi­pi­en für Pünkt­lich­keit und Nach­züg­ler soll­ten also hier ana­log ange­wandt werden.

Da nicht alle Teil­neh­mer iden­ti­sche Bedürf­nis­se haben (und es womög­lich z. B. medi­zi­ni­sche oder sozia­le Grün­de für die Not­wen­dig­keit einer Pau­se gibt), emp­fiehlt es sich, ein gemein­sa­mes Zei­chen für „Ich brau­che [drin­gend] eine Pau­se“ zu ver­ab­re­den – bei­spiels­wei­se über den Chat oder durch far­bi­ge Kar­ten (vgl. „Online-Mode­ra­ti­on ohne vie­le Tools“). Ver­las­sen ein­zel­ne Teil­neh­mer zwi­schen­durch die Video­kon­fe­renz, ist das übri­gens oft ein Zei­chen dafür, dass eigent­lich eine Pau­se fäl­lig wäre.

Ich nei­ge übri­gens dazu, am frü­hen Vor­mit­tag häu­fi­ger Pau­sen zu machen – die Wahr­schein­lich­keit, dass ein­zel­ne Teil­neh­mer eine Pau­se brau­chen, ist nach dem (manch­mal erstaun­lich gro­ßen) mor­gend­li­chen Kaf­fee-Kon­sum ein­fach grö­ßer. Zudem ver­su­che ich, wich­ti­ge Mee­tings nach Mög­lich­keit nicht in den Nach­mit­tag zu legen – wer weiß, wie vie­le Pau­sen die Teil­neh­mer in den an dem Tag bereits bestrit­te­nen Mee­tings hat­ten, wir sehr die „Zoom Fati­gue“ bereits fort­ge­schrit­ten ist.

Den Teil­neh­mer zu ver­bie­ten, kurz das Mee­ting zu ver­las­sen, wäre, als ver­bö­te man Toi­let­ten­gän­ge wäh­rend phy­si­scher Bespre­chun­gen. Sich zum gemein­sa­men Prin­zip zu machen, „per­sön­li­che Pau­sen“ mög­lichst zu ver­mei­den, erscheint mir den­noch ange­mes­sen: Auch beim Mee­ting im Büro wür­de ich ja ver­mei­den, kurz raus­zu­ge­hen – der Unter­schied ist ledig­lich, dass es ver­meint­lich weni­ger auf­fällt. Das Gegen­teil ist m. E. der Fall: Ver­lässt jemand kurz das Mee­ting (meist ein­fach durch Abschal­ten von Mikro­fon und Kame­ra – es ist also nicht ein­mal klar, ob der Teil­neh­mer noch dabei ist), neh­men alle ande­ren dies sehr wohl wahr – und das oft nicht posi­tiv. Das wert­schät­zend zu spie­geln, fin­de ich per­sön­lich ange­mes­sen und hilfreich.

Ver­las­sen Teil­neh­mer des Öfte­ren zwi­schen­durch kurz das Mee­ting, soll­te man sich immer fra­gen, ob viel­leicht eher eine ech­te Pau­se ange­mes­sen wäre. Eine kla­re und ange­mes­se­ne Pau­sen­re­ge­lung (s. o.) und vor allem ein gemein­sa­mes Signal, mit dem man den Bedarf nach einer Pau­se anmel­den kann (s. o.), soll­ten hier in den meis­ten Fäl­len Abhil­fe schaf­fen. Zudem hilf­reich ist das bereits ganz am Anfang erwähn­te Prin­zip „Wir ver­sor­gen uns vor dem Mee­ting mit allem, was wir in der Zeit brau­chen (bei­spiels­wei­se Getränke).“

Trin­ken im Mee­ting zu ver­bie­ten, erscheint mir unan­ge­bracht – online wie off­line. Wich­tig erscheint mir aber, sich vor­ab aus­rei­chend mit Geträn­ken zu ver­sor­gen, um „per­sön­li­che Pau­sen“ (s. o.) zu vermeiden.

Im Mee­ting zu essen wäre auch „off­line“ in den meis­ten Umfel­dern eher unüb­lich – es sei denn, es han­delt sich um eine Art Geschäfts­es­sen. Erstaun­li­cher­wei­se erle­be ich in Online-Mee­tings den­noch häu­fig, dass zwi­schen­durch geges­sen wird. Situa­ti­ons­an­ge­mes­sen erscheint mir das nicht, dem­entspre­chend fin­de ich eine gemein­sa­me Über­ein­kunft, nicht im Online-Mee­ting zu essen, extrem sinn­voll. Neben­bei bemerkt: Soll­te das Essen wäh­rend des Mee­tings wirk­lich not­wen­dig sein, hat man mit an Sicher­heit gren­zen­der Wahr­schein­lich­keit zu wenig Pau­sen gemacht – und dedi­zier­te Zeit zum Essen ist übri­gens auch eine will­kom­me­ne Mög­lich­keit, der Arbeits­ver­dich­tung entgegenzuwirken.

In Mee­tings zu rau­chen, war vor gar nicht so lan­ger Zeit noch völ­lig nor­mal – sorg­te aber immer schon für Dis­kus­sio­nen. Da Pas­siv­rau­chen vir­tu­ell nicht mög­lich ist, erscheint mir per­sön­lich ein Ver­bot unan­ge­bracht. Soll­te das The­ma aber bei den Betei­lig­ten ein „rotes Tuch“ sein, emp­fiehlt es sich, in die­sem Punkt ein gemein­sa­mes Prin­zip zu ver­ab­re­den. Rau­cher kön­nen übri­gens her­vor­ra­gend als eine Art Pau­sen-Timer dienen.

Was im phy­si­schen Kon­fe­renz­raum sofort auf­fie­le, ist im vir­tu­el­len kaum zu bemer­ken: Teil­neh­mer, die par­al­lel noch an etwas ande­rem arbei­ten – bei­spiels­wei­se E‑Mails beant­wor­ten oder chat­ten. So groß die Ver­su­chung auch ist: Mir erscheint es im Inter­es­se der Lebens- und Arbeits­zeit aller Teil­neh­mer zu lie­gen, dass jeder wirk­lich zu hun­dert Pro­zent dabei ist – alles ande­re unter­grü­be sicher­lich die Ernst­haf­tig­keit der Ver­an­stal­tung und erscheint mir wenig wert­schät­zend den ande­ren Teil­neh­mern gegenüber.

Die Ver­su­chung, par­al­lel zu arbei­ten, lässt sich übri­gens sehr ein­fach redu­zie­ren, indem man mög­lichst alle nicht unmit­tel­bar benö­tig­ten Pro­gram­me schließt – was zudem auch eine gute Vor­be­rei­tung für das Tei­len des eige­nen Bild­schirms ist (s. u.).

Was mich beim Tele­fo­nie­ren schon immer stör­te, stört mich im Fal­le von Online-Mee­tings noch mehr: Auto­fah­ren wäh­rend des Mee­tings. Mir als Nicht-Auto­fah­rer will ein­fach nicht ein­leuch­ten, war­um erstaun­lich vie­le Men­schen glau­ben, ihnen stün­de noch die vol­le Denk-Kapa­zi­tät zur Ver­fü­gung, wenn sie par­al­lel ver­su­chen, den Ver­kehr scha­dens­frei zu meis­tern. Nicht zuletzt aus Grün­den der Ver­kehrs­si­cher­heit wür­de ich dazu raten, zum Prin­zip zu erhe­ben, nicht wäh­rend des Auto­fah­rens an einer Video- oder auch Tele­fon­kon­fe­renz teilzunehmen.

Ein auf­ge­räum­ter Schreib­tisch hin­ter­lässt meist einen bes­se­ren Ein­druck als völ­li­ges Chaos​⁸ – ähn­li­ches gilt für den „Desk­top“ des eige­nen Com­pu­ters, im Zusam­men­hang mit dem Tei­len des Bild­schirms vor allem in Bezug auf geöff­ne­te Pro­gram­me, Doku­men­te und Tabs des Web­brow­sers. Im Fal­le des geteil­ten Bild­schirms geht es dabei ver­stärkt nicht nur um den guten Ein­druck, son­dern vor allem auch um Fra­gen der Dis­kre­ti­on, des Daten­schut­zes und der IT-Sicher­heit. Emp­feh­lens­wert erschei­nen mir des­we­gen fol­gen­de drei Prinzipien:

• „Wir schlie­ßen alle nicht benö­tig­ten Pro­gram­me, Doku­men­te und Webbrowser(-Tabs), bevor wir den Bild­schirm tei­len.“
• „Wir tei­len – sofern mög­lich – nur das gera­de rele­van­te Fens­ter.“
• „Wir machen wert­schät­zend und dis­kret dar­auf auf­merk­sam, wenn etwas zu sehen ist, was ver­mut­lich nicht zu sehen sein soll­te. Dar­auf kön­nen sich alle ver­las­sen. So etwas kann passieren.“

Ob Miro, Con­cept­board oder Men­ti­me­ter – inzwi­schen exis­tie­ren unter­schied­lichs­te hilf­rei­che Werk­zeu­ge für die Online-Mode­ra­ti­on. Allen die­sen Werk­zeu­gen sind zwei pro­ble­ma­ti­sche Aspek­te gemein­sam: Für jedes Tool ein­zeln müs­sen jeweils alle Daten­schutz- und IT-Sicher­heits­fra­gen geklärt wer­den und alle Teil­neh­mer müs­sen mit dem jewei­li­gen Werk­zeug umge­hen kön­nen. Letz­te­res mag auf den ers­ten Blick tri­vi­al erschei­nen, rei­ne Web-Anwen­dun­gen erfor­dern ja kei­ne Instal­la­ti­on und die Benut­zer­ober­flä­che ist meist recht intui­tiv. Bedenkt man aber, wie vie­le uner­war­te­te Pro­ble­me man­che Teil­neh­mer bereits mit der Video­kon­fe­renz­soft- und hard­ware selbst haben, emp­fiehlt es sich offen­kun­dig, an die­ser Stel­le eher vor­sich­tig zu sein – die Ein­füh­rung eines neu­en Tools kann sonst womög­lich mit­ten im Mee­ting bei ein­zel­nen Teil­neh­mern erheb­li­che Rüst­zeit erzeu­gen und die Bespre­chung extrem ver­zö­gern. Eben­falls ver­zö­gern kann das The­ma Daten­schutz: Sind hier nicht alle Fra­gen geklärt, ent­ste­hen womög­lich end­lo­se Dis­kus­sio­nen, die mit dem eigent­li­chen The­ma des Mee­tings nichts zu tun haben. Ich wür­de zu die­sen bei­den The­men fol­gen­de Prin­zi­pi­en empfehlen:

• „Nut­zen wir exter­ne Werk­zeu­ge im Inter­net, sind vor­ab alle Daten­schutz- und IT-Sicher­heits­fra­gen für alle Teil­neh­mer for­mell geklärt.“
• „Nut­zen wir exter­ne Werk­zeu­ge im Inter­net, die nicht bereits allen Teil­neh­mern wohl­be­kannt sind, bie­ten wir den Teil­neh­mern vor­ab einen Test und eine kur­ze Ein­füh­rung in die Benut­zung des Tools an.“

Auch wenn sich der eine oder ande­re gefühlt im „Neu­land“ befin­det: Irgend­wel­che exis­tie­ren­den Prin­zi­pi­en haben Sie auf jeden Fall, und wenn es nur impli­zi­te, aber seit Jah­ren eta­blier­te sozia­le Nor­men sind (und die wir­ken übri­gens oft­mals stär­ker als Regeln). Zudem haben Sie ver­mut­lich bereits Regeln für „nor­ma­le“, „phy­si­sche“ Mee­tings – oder zumin­dest eta­blier­te sozia­le Nor­men. Vie­les davon soll­te womög­lich nicht ein­fach ver­wor­fen wer­den; prü­fen Sie, was von dem Bestehen­den auch für Online-Mee­tings rele­vant und immer noch rich­tig ist und bau­en Sie es wider­spruchs­frei und mög­lichst in ähn­li­chem Sprach-Duk­tus (also ggf. als Prin­zip for­mu­liert) in Ihre neue gemein­sa­me Prin­zi­pi­en-Samm­lung ein.

Etwas, das sich in prak­tisch allen Mee­ting-Regeln fin­det, ist ein Impe­ra­tiv in der Art von „Kein Mee­ting ohne Agen­da.“ – ihren ursprüng­li­chen Zweck, über­flüs­si­ge Mee­tings zu ver­mei­den und es den Ein­ge­la­de­nen zu ermög­li­chen, zu beur­tei­len, ob eine Teil­nah­me am Mee­ting jeweils sinn­voll ist (und sich ggf. vor­zu­be­rei­ten), hat die­se Regel mei­ner Erfah­rung nach noch nie erfüllt. Jetzt ist viel­leicht der rich­ti­ge Moment, die­se Regel zu erset­zen durch ein Prin­zip wie z. B. „Kein Mee­ting ohne kon­kre­tes, rele­van­tes und erreich­ba­res Ziel, das für alle Teil­neh­mer bedeu­tend ist oder zu dem sie zumin­dest einen wesent­li­chen Bei­trag leis­ten können.“

Die­se Auf­lis­tung erhebt – ich erwähn­te es ein­gangs – kei­ner­lei Anspruch auf Voll­stän­dig­keit und ich freue mich über Ergän­zun­gen in den Kom­men­ta­ren. Jede Orga­ni­sa­ti­on ist anders, ich sto­ße unab­hän­gig vom The­ma auch nach meh­re­ren Jahr­zehn­ten Bera­tung immer wie­der auf Pro­ble­me und Fra­gen, die mir noch nie zuvor auf­ge­fal­len sind – und die im Kon­text der jewei­li­gen Orga­ni­sa­ti­on den­noch extrem wich­tig sind. Dem­entspre­chend kann ich auch nur drin­gend dazu raten, inten­siv gemein­sam dar­über nach­zu­den­ken, wel­che Fra­gen man sich noch stel­len kann – wofür es noch ein Prin­zip zu ent­wi­ckeln gilt. 

Men­schen ändern sich, Orga­ni­sa­tio­nen ändern sich und die Welt um sie her­um, der „Glo­be“ – um die Nomen­kla­tur der The­men­zen­trier­ten Inter­ak­ti­on (TZI) zu nut­zen –, ändert sich eben­falls. Ins­be­son­de­re auch die Video­kon­fe­renz-Tech­nik ent­wi­ckelt sich rasant – sehr schön zu beob­ach­ten im Fal­le von Micro­soft Teams. Zudem sam­meln wir alle gemein­sam Erfah­run­gen, stel­len viel­leicht fest, dass das eine oder ande­re Prin­zip so gar nicht funk­tio­niert, wie wir es uns gemein­sam gedacht haben, – oder dass wir kom­pli­ziert ein Pro­blem gelöst haben, das es gar nicht gibt. Die gemein­sam ein­wi­ckel­ten Prin­zi­pi­en regel­mä­ßig auf den Prüf­stand zu stel­len, zu schau­en, was weg­fal­len kann, was ange­passt oder ver­bes­sert wer­den muss und wo es viel­leicht etwas zu ergän­zen gilt, soll­te also als eigen­stän­di­ges Prin­zip in die Samm­lung mit auf­ge­nom­men wer­den. Anfangs soll­te dies häu­fi­ger erfol­gen, spä­ter kann die Fre­quenz sicher­lich sin­ken – auf jeden Fall aber soll­te man auf exter­ne (bei­spiels­wei­se tech­ni­sche) Ent­wick­lun­gen reagieren.