Warum viele Meetings nicht asynchron durchgeführt werden können – und wie es vielleicht doch geht

„This mee­ting could have been an e‑mail“ ist ein so ver­brei­te­ter Topos​¹, goo­gelt man danach, fin­den sich als Aller­ers­tes Becher und T‑Shirts mit ent­spre­chen­dem Auf­druck. Der Wunsch danach, Bespre­chun­gen durch ande­re – asyn­chro­ne – Kom­mu­ni­ka­ti­ons­for­men zu erset­zen, letzt­lich weni­ger Bespre­chun­gen zu haben (vgl. bspw. hier und hier), ist offen­kun­dig groß und die Sinn­haf­tig­keit (vgl. hier) vie­ler Bespre­chun­gen wird offen­bar häu­fig hin­ter­fragt. Dazu kommt: Die (häu­fig im Ver­lau­fe der Pan­de­mie neu ein­ge­führ­ten) neu­en Video­kon­fe­renz-Werk­zeu­ge schaf­fen oft­mals „neben­bei“ vie­le neue Wege der asyn­chro­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on; die Mög­lich­kei­ten sind da. Kein Wun­der also, dass sich zuse­hends damit beschäf­tigt wird, wel­che Mee­tings auf wel­che Wei­se auch asyn­chron durch­ge­führt wer­den könnten​².

Übli­cher­wei­se wird dabei beson­de­res Augen­merk dar­auf gelegt, wel­che Typen oder Arten von Mee­tings sich ins Asyn­chro­ne ver­la­gern las­sen. Bei mei­nem Ver­such, eben die­se „Mee­ting-Arten“ empi­risch zu sam­meln und für jede „Art“ zu klä­ren, ob sich die­se asyn­chron durch­füh­ren lie­ßen, bin ich aller­dings kläg­lich geschei­tert, mehr noch: Mei­nes Erach­tens ist genau die­ser Ver­such der Kate­go­ri­sie­rung pro Bespre­chung der Denk­feh­ler, der dazu führt, dass die meis­ten Mee­tings eben doch in per­so­na und syn­chron durch­ge­führt wer­den. „Typen“ oder „Arten“ von Mee­tings tre­ten mei­ner Erfah­rung nach nur erstaun­lich sel­ten in ihrer jewei­li­gen Rein­form auf; in vie­len Fäl­len gibt es mehr als einen Tages­ord­nungs­punkt und mehr als ein Ziel – und damit wer­den die meis­ten Mee­tings zu Misch­for­men von Meeting-Typen.

Las­sen Sie mich das an einem eher extre­men Bei­spiel ver­deut­li­chen: dem „all-hands mee­ting“ bzw. der Betriebs­ver­samm­lung – auf den ers­ten Blick meist eine ein­fa­che 1:n-Infor­ma­ti­ons­ver­an­stal­tung, die pro­blem­los durch einen (asyn­chro­nen) News­let­ter ersetzt wer­den kön­nen müss­te. Prak­tisch sind die Erwar­tun­gen an die­ses Zusam­men­tref­fen aber oft noch wei­te­re: Fra­gen sol­len beant­wor­tet wer­den, Feed­back soll ein­ge­holt wer­den – und schon haben wir eine Misch­form, die eigent­lich aus meh­re­ren Tages­ord­nungs­punk­ten besteht, drei Zie­le hat, und sich als Gan­zes nicht mehr unmit­tel­bar ins Asyn­chro­ne über­tra­gen lässt. Ins Asyn­chro­ne über­tra­gen lässt sich die Gesamt-Auf­ga­ben­stel­lung erst, wenn man sie zer­teilt, in die­sem Bei­spiel also indem man …

• … über einen News­let­ter, das Intra­net o. Ä. die Infor­ma­ti­on verteilt, …
• … Feed­back (womög­lich gar anonym und nicht wie ursprüng­lich geplant öffent­lich und „in gro­ßer Run­de“) über geeig­ne­te tech­ni­sche Lösun­gen einholt, …
• … für Fra­gen in einem Forum (sei es tech­nisch und asyn­chron oder z. B. in Form eines deut­lich kür­ze­ren, frei­wil­li­gen und damit i. d. R. klei­ne­ren Mee­tings) zur Ver­fü­gung steht und …
• … Feed­back und die auf­ge­kom­me­nen Fra­gen anschlie­ßend womög­lich noch in (deut­lich) klei­ne­rer Run­de (falls nötig syn­chron) aus­wer­tet und even­tu­el­le Maß­nah­men ableitet.

An die­ser Stel­le häu­fig gehört ist der Ein­wurf, auf die­se Wei­se kämen sozia­le Aspek­te, käme das „Wir-Gefühl“ zu kurz. Völ­lig unbe­rech­tigt ist die­ses Argu­ment m. E. nicht, jedoch erscheint es mir kei­nes­wegs zwin­gend – womög­lich kön­nen For­ma­te wie Chat-Grup­pen im Gegen­teil einen zusätz­li­chen Zusam­men­halt schaf­fen. Zudem könn­te es sowie­so empfehlenswert(er) sein, für die sozia­len Aspek­te der Grup­pe dedi­zier­te (Meeting‑)​Formate zu schaf­fen und die­se nicht bei­spiels­wei­se mit einer rie­si­gen Betriebs­ver­samm­lung zu vermischen.

Betrach­tet man Mee­tings als Gan­zes und so, wie sie klas­sisch durch­führt wer­den: Ver­mut­lich nur weni­ge Bespre­chun­gen lie­ßen sich asyn­chron durch­füh­ren. Erst, wenn man ein ange­dach­tes Mee­ting in sei­ne Ein­zel­zie­le zer­legt und für jedes Ziel ein­zeln prüft, wie es am bes­ten zu errei­chen ist, wird es m. E. mög­lich, Tei­le der Bespre­chung ins Asyn­chro­ne zu ver­la­gern – auf meist pro Ziel unter­schied­li­che Wei­sen. Idea­ler­wei­se gelingt es dann auch, zu den ein­zel­nen unter­schied­li­chen For­ma­ten dedi­ziert nur die­je­ni­gen ein­zu­la­den, die auch tat­säch­lich für die Ziel­er­rei­chung rele­vant sind (vgl. hier). Das oder die dabei even­tu­ell übrig blei­ben­den syn­chro­nen Meeting(s) kann man auf die­se Wei­se nicht nur deut­lich ver­kür­zen, son­dern häu­fig auch die Teil­neh­mer­zahl mas­siv redu­zie­ren – die Betei­lig­ten wer­den aller Wahr­schein­lich­keit nach sehr dank­bar sein und Sie haben ganz neben­bei auch etwas gegen den Mee­ting-Teu­fels­kreis (vgl. hier und hier) unter­nom­men.