Online-Moderation ohne viele Tools

In vie­len Orga­ni­sa­tio­nen wer­den vir­tu­el­le Mee­tings aus Daten­schutz- oder Sicher­heits­grün­den auf die rei­ne Video­kon­fe­renz beschränkt. Wirk­sa­me Online-Mode­ra­ti­on geht aber auch ohne vie­le Tools!

Wel­ches (natur­ge­mäß im Moment vir­tu­el­le) Bar­Camp oder PMCamp ich in die­sem Jahr auch „besuch­te“: Es gab prak­tisch immer eine Ses­si­on zum The­ma „vir­tu­el­le Mode­ra­ti­on“ – und fast immer teil­ten sich die Teil­neh­mer in zwei Grup­pen auf: Die eine Grup­pe pro­bier­te begeis­tert unter­schied­lichs­te Werk­zeu­ge zur Online-Mode­ra­ti­on​¹ (die meist auch bei der Camp-Orga­ni­sa­ti­on zum Ein­satz kamen) aus – und die ande­re Grup­pe berich­te­te, sie wür­den aus mehr oder min­der nach­voll­zieh­ba­ren Daten­schutz- oder Sicher­heits­grün­den auf fast alles ver­zich­ten müs­sen, sei­en tech­nisch auf die rei­ne Video­kon­fe­renz beschränkt. Wir sind in Deutsch­land; die ein­zig sinn­vol­le Reak­ti­on an die­ser Stel­le scheint also zu sein, mehr oder min­der fun­diert wahl­wei­se über den Stand der „Digi­ta­li­sie­rung“ oder den Daten­schutz zu phi­lo­so­phie­ren – und natür­lich dar­über zu lamen­tie­ren, was man nicht hat. Man könn­te aber auch dar­auf schau­en, was man hat: Kame­ra, Chat und Bild­schirm­frei­ga­be – und damit geht schon eine gan­ze Menge!

Kamera

In einer Video­kon­fe­renz hat man eine Kame­ra – auch, wenn sich das meist bei zumin­dest eini­gen Mee­ting-Teil­neh­mern noch nicht her­um­ge­spro­chen zu haben scheint und man oft­mals nur auf die das abge­schal­te­te Kame­ra­bild erset­zen­den Ava­tare schaut. Allein schon mit einer Kame­ra lässt sich viel anfan­gen – hier nur eini­ge Beispiele:

• Visua­li­sie­ren: Im ein­fachs­ten Fall rich­tet man die Kame­ra auf ein Flip­chart oder White­board. Auch wenn es mich per­sön­lich wun­dert: Die meis­ten Men­schen haben kein Flip­chart zu Hau­se. Für das Home Office oder mobi­les Arbei­ten emp­feh­len sich statt­des­sen Lösun­gen wie das Magic-Chart; ver­gleich­ba­re Lösun­gen exis­tie­ren auch als pro­vi­so­ri­sches White­board. Arbei­tet man zu die­sem Zweck mit zwei ver­schie­de­nen Kame­ras am End­ge­rät, emp­fiehlt es sich, das Umschal­ten vor­ab zu tes­ten und zu üben.

• In aller Regel ist es nicht ver­bo­ten oder tech­nisch unmög­lich, mit meh­re­ren Gerä­ten gleich­zei­tig im vir­tu­el­len Mee­ting zu sein. Denk­bar und hilf­reich ist es, z. B. das Mobil­te­le­fon (tun­lichst mit abge­schal­te­tem Mikro­fon!) als zusätz­li­chen stum­men Teil­neh­mer in die Video­kon­fe­renz zu neh­men und auf die­se Wei­se eine zwei­te Kame­ra zur Ver­fü­gung zu haben. Ein Foto­sta­tiv und eine Sta­tiv­hal­te­rung für das Han­dy ermög­li­chen eine sinn­vol­le Aus­rich­tung auf White­board oder Flip­chart. Möch­te man statt­des­sen am Schreib­tisch sit­zend visua­li­sie­ren, leis­ten bis etwa zum For­mat A3 (even­tu­ell sogar A2) ein Repro­sta­tiv für die Kame­ra oder gar eine Doku­men­ten­ka­me­ra bzw. ein Visua­li­zer gute Diens­te; alter­na­tiv dazu habe ich für die­ses Sze­na­rio in den letz­ten Mona­ten aller­lei Eigen­bau­ten gese­hen. Ich per­sön­lich ver­wen­de gern ein Mikro­fon­sta­tiv in Ver­bin­dung mit einer Hal­te­rung für das Mobil­te­le­fon und einem ent­spre­chen­den Gewindeadapter​²:

• Zu beden­ken ist auf jeden Fall: Ein phy­si­sches Flip­chart oder White­board steht nur jeweils einem Teil­neh­mer zur Ver­fü­gung, Zusam­men­ar­beit ist nur „auf Zuruf“ mög­lich – aber so viel anders wer­den die­se Visua­li­sie­rungs­mit­tel in vie­len phy­si­schen Bespre­chun­gen mei­ner Erfah­rung nach lei­der auch nicht genutzt; das Ega­li­tä­re die­ser Medi­en ent­fal­tet nur sel­ten und meist nur auf direk­te Auf­for­de­rung durch den Mode­ra­tor wirk­lich sei­ne Wir­kung. Von hybri­den Mee­tings, in denen ein Teil der Teil­neh­mer phy­sisch vor Ort ist und die phy­si­schen Medi­en nut­zen kann, ein ande­rer Teil aber nur vir­tu­ell anwe­send und von der Nut­zung die­ser Medi­en abge­schnit­ten ist, wür­de ich auf­grund der unver­meid­ba­ren Asym­me­trie übri­gens abra­ten (vgl. hier).

• Abstim­men, Kon­sen­sie­ren u. v. m.: Jed­we­de Form von nicht-gehei­mer Abstim­mung lässt sich über die Kame­ras der Teil­neh­mer pro­blem­los rea­li­sie­ren – unter Ver­wen­dung far­bi­ger Kar­ten o. Ä. sogar in sehr gro­ßen Mee­tings. Stimmt man sowie­so offen ab, erschei­nen mir dis­kur­si­ve­re Ver­fah­ren wie das sys­te­mi­sche Konsensieren​³ oder die ver­schie­de­nen Vari­an­ten von [Plan­ning] Poker ziel­füh­ren­der; die feh­len­de Geheim­hal­tung wird in die­sem Fall durch die (hof­fent­lich kon­struk­tiv-wert­schät­zen­de) Dis­kus­si­on mehr als aufgewogen.

• Dass man für die­se Nut­zungs­form der Kame­ra zumin­dest in gro­ßen Video­kon­fe­ren­zen Kar­ten braucht, die in die Kame­ra gehal­ten wer­den, erscheint mir nicht beson­ders pro­ble­ma­tisch: Selbst, wenn man nicht vor­ab vor­be­rei­te­te Kar­ten ver­schi­cken konn­te, las­sen sich die meis­ten Kar­ten spon­tan von den Teil­neh­mern pro­du­zie­ren (z. B. Zet­tel mit Zif­fern, T‑Shirt-Grö­ßen o. Ä.) – und nutzt man sol­che Metho­den sowie­so schon, dürf­ten Kar­ten bereits bereitliegen.

• Berei­tet man Kar­ten für Abstim­mun­gen in den „Ampel­far­ben“ vor, wür­de ich übri­gens auf jeden Fall eine wei­ße Kar­te ergän­zen – „Gelb“ ist ein­fach nicht „Ent­hal­tung“. Genau genom­men hat Gelb in Bezug auf geschlos­se­ne Fra­gen kei­ne sinn­vol­le Seman­tik (vgl. hier); ledig­lich im Fal­le des Kon­sen­sie­rens erscheint mir Gelb in sei­ner Bedeu­tung eini­ger­ma­ßen intui­tiv klar zu sein. Hält man Kar­ten in allen bei der in Video­kon­fe­ren­zen ja nicht immer opti­ma­len Beleuch­tungs­si­tua­ti­on wirk­lich distink­ti­ven Far­ben (also zumin­dest zusätz­lich noch Blau) bereit, sind auch Fra­ge­stel­lun­gen mit meh­re­ren Ant­wort­mög­lich­kei­ten optisch beein­dru­ckend und gut aus­zähl­bar umsetz­bar – und ein wenig far­bi­ges Ton­pa­pier ggf. zuzu­schnei­den und per Post vor­ab zu ver­schi­cken, ist ver­gleichs­wei­se unaufwändig.

Chat

Ist die Kame­ra oft unge­liebt und abge­schal­tet, wird der Chat meist ganz ver­ges­sen – oder aller­höchs­tens als Kanal für Zwi­schen­fra­gen oder qua­si auf der Meta­ebe­ne für Dis­kus­sio­nen über die Ton­qua­li­tät genutzt. Dabei ist der Chat ein wun­der­ba­res Mode­ra­ti­ons­werk­zeug: Prak­tisch alles, was man sonst durch Kar­ten­ab­fra­gen o. Ä. sam­meln wür­de, lässt sich auch über den Chat sam­meln. Ver­mut­lich am ein­fachs­ten funk­tio­niert das mit einem „Chat Storm“: Der Mode­ra­tor for­dert die Teil­neh­mer auf, ihre Idee bzw. ihren Bei­trag in das Chat-Fens­ter zu tip­pen, aber noch nicht abzu­sen­den. Nach einer der Fra­ge­stel­lung ange­pass­ten Zeit sen­den dann alle Work­shop-Teil­neh­mer ihre Bei­trä­ge gleich­zei­tig in den Chat. Das „Noch-nicht-sen­den“ muss bei die­sem Vor­ge­hen sehr deut­lich kom­mu­ni­ziert wer­den, zumin­dest beim ers­ten Ver­such sen­den erfah­rungs­ge­mäß vie­le Teil­neh­mer ihre Nach­rich­ten aus Ver­se­hen sofort ab – sei es reflex­haft oder auf­grund von Fehl­be­die­nun­gen. Dem­entspre­chend emp­fiehlt sich bei wich­ti­gen Fra­ge­stel­lun­gen sicher­lich eine Übungs­run­de vor­ab. Auch wenn es zuerst so aus­sieht, ist die­se Metho­de prin­zi­pi­ell übri­gens nicht auf einen Bei­trag pro Teil­neh­mer beschränkt: In der einen Nach­richt eines Teil­neh­mers kön­nen natür­lich auch meh­re­re Stich­punk­te ent­hal­ten sein. Im Ver­gleich zum „klas­si­schen“ Brain­stor­ming sehe ich bei die­sem Vor­ge­hen zwei Unter­schie­de, die durch­aus ihre Vor­tei­le haben kön­nen: Die Bei­trä­ge blei­ben bis zum Abschluss der Samm­lungs­pha­se wirk­lich unkom­men­tiert und wer­den vor dem Abschluss der Samm­lungs­pha­se von der Grup­pe ganz sicher gar nicht wahr­ge­nom­men. Alter­na­tiv zum gleich­zei­ti­gen Absen­den kann man den Chat natür­lich auch für eine kon­ti­nu­ier­li­che Samm­lungs­pha­se nutzen.

Im Anschluss an die Samm­lungs­pha­se (den „Chat Storm“) kön­nen alle Bei­trä­ge aus dem Chat expor­tiert bzw. kopiert und am frei­ge­ge­be­nen Bild­schirm des Mode­ra­tors wei­ter­ver­ar­bei­tet wer­den (s. u.). Muss man dazu Datum/​Uhrzeit und Teil­neh­mer­na­men ent­fer­nen, hilft es meist, den Chat-Inhalt z. B. in Micro­soft Excel über „Text in Spal­ten“ als Tabel­le zu for­ma­tie­ren (oder den Chat falls mög­lich gleich als CSV zu expor­tie­ren) und anschlie­ßend die Spal­ten mit die­sen Meta­da­ten zu ent­fer­nen. Alter­na­tiv dazu hilft hier dem geneig­ten ITler sicher­lich auch „Suchen und Erset­zen“ unter Ver­wen­dung regu­lä­rer Aus­drü­cke. Bei­des soll­te sicher­lich mit der jewei­li­gen Video­kon­fe­renz-Lösung vor­be­rei­tet und getes­tet werden.

Wenn auch die hier genann­ten Ideen viel­leicht noch nicht die aller­krea­tivs­ten sind und eher nur ver­su­chen, bekann­te Metho­den ins Vir­tu­el­le zu über­setz­ten: Der Chat eröff­net wirk­lich inter­es­san­te Mög­lich­kei­ten für die Online-Mode­ra­ti­on und soll­te nicht über­se­hen werden!

Bildschirmfreigabe

Die Bild­schirm­frei­ga­be wird in den meis­ten Mee­tings nur genutzt, um mehr oder min­der erhel­len­de Power­Point-Foli­en zu zeigen​⁴ – dabei ist sie eines der fle­xi­bels­ten Werk­zeu­ge für die Online-Mode­ra­ti­on, denn sie eröff­net (trotz aller Daten­schutz- oder Sicher­heits­vor­ga­ben) ein Fens­ter zu allem, was einem auf dem eige­nen End­ge­rät sowie­so zur Ver­fü­gung steht. In aller Regel sind dies zumin­dest die Office-Pro­duk­te und meist auch noch eine Mind­map­ping-Lösun­g​⁵ o. Ä. – ein mit ein wenig Krea­ti­vi­tät erstaun­lich gut gefüll­ter Werk­zeug­kas­ten für die Mode­ra­ti­on vir­tu­el­ler Mee­tings. Eini­ge Bei­spie­le – die Auf­zäh­lung ist ganz sicher unvollständig:

• Doku­men­tiert man nor­ma­ler­wei­se die Bespre­chung für alle sicht­bar am Flip­chart (gera­de in Ver­bin­dung mit einem Foto­pro­to­koll ein m. E. häu­fig sinn­vol­les Vor­ge­hen), kann man das im Vir­tu­el­len pro­blem­los statt­des­sen z. B. mit Micro­soft Word oder OneN­ote tun. Ähn­lich wie bei einer Power­Point-Prä­sen­ta­ti­on soll­te man dabei auf eine aus­rei­chend gro­ße Schrift ach­ten: Am Bild­schirm der ande­ren Teil­neh­mer wird der eige­ne Bild­schirm meist deut­lich ver­klei­nert gezeigt, um Platz für die Video­bil­der der ande­ren Teil­neh­mer, den Chat etc. zu gewin­nen – und der eine oder ande­re nimmt an der Video­kon­fe­renz viel­leicht auch mit einem sehr klei­nen Bild­schirm oder gar einem Mobil­te­le­fon teil. Es emp­fiehlt sich also, sich früh­zei­tig zu ver­ge­wis­sern, dass alle Teil­neh­mer den Text gut lesen können.

• Auch Power­Point ist übri­gens nicht zwangs­läu­fig „read only“: Eine Prä­sen­ta­ti­on nicht im Prä­sen­ta­ti­ons-Modus zu zei­gen, son­dern wäh­rend des Mee­tings für alle sicht­bar zu bear­bei­ten, um die Inhal­te zu doku­men­tie­ren, kann durch­aus sinn­voll sein. Im ein­fachs­ten Fall besteht so eine „Prä­sen­ta­ti­on“ aus Titel- und Agen­da­fo­lie und dar­auf­fol­gen­den weit­ge­hend lee­ren Foli­en, in denen ledig­lich die Über­schrift anhand der Agenda­punk­te aus­ge­füllt wur­de. Die Doku­men­ta­ti­on zu den Tages­ord­nungs­punk­ten erfolgt dann auf der jewei­li­gen Folie. Unter nor­ma­len Umstän­den wür­de ich das für über­flüs­si­ge und stö­ren­de Deko­ra­ti­on hal­ten, aber im Kon­text die­ser für vie­le noch unge­wohn­ten (vir­tu­el­len) Umge­bung ist es viel­leicht hilf­reich: Hier eine Vor­la­ge, die zumin­dest ein wenig wie ein Flip­chart anmu­tet. Für die Ver­wen­dung der Vor­la­ge ist es erfor­der­lich, den Neu­land-Font 2017 zu installieren.

• Power­Point kann auch recht gut als Mode­ra­ti­ons­wand die­nen, auf die vir­tu­el­le Haft­no­ti­zen qua­si „geklebt“ wer­den – z. B. die Ergeb­nis­se eines „Chat Storms“ (s. o.) las­sen sich so wei­test­ge­hend in alt­be­kann­ter Wei­se weiterverarbeiten.

• Ist die Struk­tur des Work­shops bereits ex ante hart fixiert (z. B. häu­fig im Fal­le von Audits), kann man die­se auch for­mu­lar­haft-tabel­la­risch in Excel anle­gen und sich die rele­van­ten Ant­wor­ten doku­men­tie­rend durch die Tabel­le arbei­ten – ein Vor­ge­hen, das ich auch im Phy­si­schen durch­aus als sinn­voll erlebt und auch schon selbst prak­ti­ziert habe.

• Ähn­lich for­mu­lar­haft sind Can­va­ses – und auch, wenn ich damit so mei­ne Pro­ble­me habe (vgl. hier): Ein Can­vas lässt sich am frei­ge­ge­be­nen Bild­schirm gut gemein­sam bearbeiten.

• Auch das Mind­map­ping gehört nicht zu mei­nen Lieb­lings-Tech­ni­ken (vgl. hier) – ist aber z. B. für das Clus­tern von Samm­lungs­er­geb­nis­sen aus dem Chat (s. o.) am frei­ge­ge­be­nen Bild­schirm eine der geeig­ne­te­ren Metho­den. Vie­le Mind­map­ping-Lösun­gen ermög­li­chen es, meh­re­re neue Äste gleich­zei­tig ein­zu­fü­gen, wenn die­se zei­len­wei­se in der Zwi­schen­ab­la­ge gespei­chert sind. Auf die­se Wei­se lässt sich also der Chat-Inhalt ein­fach in eine Mind­map über­füh­ren und anschlie­ßend clus­tern bzw. sortieren.

Weni­ger prak­tisch fin­de ich per­sön­lich übri­gens die meis­ten White­board-Apps: Ohne Stift und Tablet habe ich (trotz Touch­screen) ein gro­ßes Pro­blem mit der Hap­tik – und Stift und Tablet spren­gen defi­ni­tiv den mini­ma­lis­ti­schen Rah­men die­ses Artikels.

Nicht ver­ges­sen soll­te man: Die Bild­schirm­frei­ga­be ermög­licht meist auch, die Kon­trol­le über Tas­ta­tur und Maus an einen ande­ren Teil­neh­mer zu über­ge­ben. Auch die­se Funk­tio­na­li­tät eröff­net – ange­fan­gen bei einer arbeits­tei­li­gen Co-Mode­ra­ti­on – vie­le Möglichkeiten.

In jedem die­ser Fäl­le emp­fiehlt es sich, mög­lichst vie­le dafür über­flüs­si­ge GUI-Ele­men­te („Rib­bon“, Spre­cher­no­ti­zen etc.) ent­we­der aus­zu­blen­den oder zu ver­klei­nern – der Bild­schirm ist vor allem für die Inhalte!

Breakout Rooms

Brea­kout Rooms gehö­ren lei­der nicht wirk­lich in die­se Auf­zäh­lung: Vie­le Lösun­gen bie­ten die­se Mög­lich­keit nicht. Gibt es sie aber, ermög­licht sie ein brei­tes Spek­trum an Arbeits­grup­pen-For­ma­ten. Zu beach­ten ist dabei m. E., dass Grup­pen­ar­beit nicht in jedem Umfeld wirk­lich geliebt ist – und dass das extrem har­te, an „Bea­men“ erin­nern­de vir­tu­el­le Ver­schie­ben der Teil­neh­mer in die Grup­pen sozi­al­psy­cho­lo­gisch u. U. noch viel abschre­cken­der wirkt als die Grup­pen­bil­dung im Phy­si­schen. Die­je­ni­gen, die der Grup­pen­ar­beit sowie­so eher (sozial‑)​ängstlich-skeptisch begeg­nen, füh­len sich im Fal­le vir­tu­el­ler Brea­kout Rooms womög­lich in sehr kal­tes Was­ser gewor­fen. Den­noch: Brea­kout Rooms ermög­li­chen die Über­tra­gung vie­ler klas­si­scher Metho­den ins Vir­tu­el­le – sehr schön beschrie­ben bei­spiels­wei­se für vie­le der Libe­ra­ting Structures​⁶.

Neues mit Neuem machen

Vie­les, was wir aus der „nor­ma­len“ Work­shop-Mode­ra­ti­on ken­nen, lässt sich offen­kun­dig auch ins Vir­tu­el­le über­set­zen – auch ohne spe­zi­el­le Werk­zeu­ge über eine Video­kon­fe­renz­lö­sung hin­aus. Dabei soll­te es aber m. E. nicht bleiben!

Was im Moment ange­sichts der Not­wen­dig­keit, Din­ge schnell ins Vir­tu­el­le zu über­tra­gen, über­se­hen wird: Das Vir­tu­el­le bie­tet auch neue Mög­lich­kei­ten; es ist manch­mal gar nicht die bes­te Idee, Metho­den müh­sam mehr oder min­der 1:1 zu über­tra­gen, son­dern es wäre viel­leicht häu­fig viel bes­ser, Neu­es mit Neu­em zu machen. Das tun m. E. selbst vie­le auf Online-Mode­ra­ti­on spe­zia­li­sier­te Werk­zeu­ge nicht. Jetzt, nach­dem wir in der Welt vir­tu­el­ler Mee­tings weit­ge­hend ange­kom­men sein dürf­ten, ist es an der Zeit für mehr Krea­ti­vi­tät, dafür, nicht mehr das Alt­her­ge­brach­te müh­sam her­über­zu­ret­ten, son­dern die neu­en Mög­lich­kei­ten zu begrü­ßen und für Neu­es zu nutzen!