Eben­so, wie es zum guten Ton gehört, zu kei­ner Bespre­chung ohne Anga­be einer Agen­da (womög­lich sogar ergänzt durch vor­be­rei­ten­des Mate­ri­al) ein­zu­la­den, soll­te kei­ne Bespre­chung undo­ku­men­tiert blei­ben. Aus die­sem Grund ist dem The­ma „Foto­pro­to­kol­le“ in den „Com­pu­ter­ma­lern“ ein gan­zes Unter­ka­pi­tel (S. 112 ff.) gewidmet:

7.3 Fotoprotokolle

Ursprüng­lich ent­stan­den ist eine Visualisie­rung in einem oft inter­ak­ti­ven, prak­tisch im­mer von mündli­chen Erläu­te­run­gen begleite­ten Pro­zess. Ein unsor­tierter Hau­fen Fotos wird dem nur begrenzt gerecht: Es fehlt die „Ton­spur“, es fehlt die sequen­ti­el­le Ord­nung des Pro­zes­ses – kurz: Es fehlt der Kon­text, der zum vol­len Ver­ständ­nis der visu­el­len Informa­tionen not­wen­dig oder zumin­dest hilf­reich wäre. Einer Nach­rich­ten­sen­dung im Fernse­hen ohne Ton wirk­lich zu fol­gen, ist nur be­grenzt mög­lich – im Fal­le ei­nes Fuß­ball­spiels hin­ge­gen steht aus­rei­chend Kon­text (kla­re Re­geln, Tri­kot-Far­ben, die die Teams kenn­zeich­nen u. v. m.) zur Ver­fü­gung, um auf den Ton ver­zichten zu kön­nen. Ver­sucht ein mit Fuß­ball soziali­sierter Mensch aber, einem Rug­by-Spiel im Fern­sehen zu fol­gen, ist auch bei einge­schaltetem Ton man­gels Vorkenntnis­sen kaum ein tie­fe­res Ver­ständnis des Spiel­verlaufs möglich.

Das Ver­ständ­nis rein visu­el­ler Infor­ma­tio­nen hängt also stark vom Kon­text und den vor­han­de­nen Vor­kennt­nissen des Rezi­pi­en­ten ab. Ein gutes Fo­to­pro­tokoll soll­te vor dem Hin­ter­grund des Adres­saten­kreises über die Doku­men­ta­ti­on der Visuali­sie­rung hin­aus aus­rei­chend Informatio­nen lie­fern, um vom Adressa­ten sicher verstan­den zu wer­den. Wie vie­le und wel­che Informa­tionen dazu not­wendig sind, hängt stark vom Leser­kreis des Proto­kolls ab:

• Waren die Emp­fän­ger des Pro­to­kolls auch bei der Ent­ste­hung der Visualisie­rung dabei, gibt es Grund zu der Annah­me, dass sie zuge­hört haben und deswe­gen über ein gewis­ses Maß an Kontextin­formationen ver­fü­gen. Der die Fo­tos kom­men­tie­ren­de Text hat vor allem die Auf­ga­be, an die­sen Kon­text zu erin­nern sowie even­tu­ell eini­ge Details zu ergän­zen, und kann ent­spre­chend spar­sam ausfallen.
• Wird das Pro­to­koll auch an Men­schen ge­schickt, die bis­her nicht invol­viert wa­ren, muss ein Groß­teil des­sen, was „auf der Ton­spur“ im Ver­lauf der Visualisie­rung kommuni­ziert wor­den ist, in das Pro­to­koll einfließen.
• Haben die Emp­fän­ger des Pro­to­kolls kei­ne oder wenig Vor­kennt­nis­se der behan­delten Mate­rie, soll­te das Pro­to­koll eben­falls umfang­reicher aus­fal­len. Oft ist es sinn­voll, zusätz­lich auf exter­ne Quel­len mit (Grundlagen‑)Informa­tionen zu verweisen.

Umfang und über die eigent­li­chen Fotos hinausge­hend zusätz­lich not­wen­di­ger Inhalt des Pro­to­kolls ori­en­tie­ren sich also am Leser­kreis – und ein ledig­lich aus Fotos bestehen­des Pro­tokoll ohne jeden Text dürf­te prak­tisch nie­mandem gerecht wer­den. Dem­entsprechend soll­te jedes Foto kommen­tiert werden.

Da­neben erschei­nen noch eine Rei­he wei­te­rer Emp­fehlungen sinnvoll:

• Alle Fotos soll­ten zuge­schnit­ten und bei Be­darf bear­bei­tet sein.
• Jedes Foto soll­te eine Über­schrift haben – da­mit ist es „benannt“ und im Ge­spräch „an­sprechbar“. Im ein­fachs­ten Fall wird jedes Foto ein „Kapi­tel“ in der Text­ver­ar­bei­tung, die Kapi­tel­über­schrift „über­schreibt“ das Foto und unter­halb des Fotos befin­det sich der Kommentar.
• Jedes Foto soll­te – wie bereits erwähnt – kom­mentiert sein.
• Unle­ser­li­ches oder schlecht Lesbares​¹ soll­te im Kom­men­tar wie­der­holt wer­den – so man selbst sich denn noch erin­nern kann.
• Abkür­zun­gen (vgl. S. 90), die man vor dem Hin­ter­grund des Leser­krei­ses des Pro­to­kolls nicht als ganz sicher bekannt vor­aus­set­zen kann, soll­ten auf jeden Fall erläu­tert werden.
• Haben Far­ben eine defi­nier­te Bedeu­tung (vgl. S. 76), soll­te die­se Erwäh­nung finden.
• Wer­den Pro­duk­te oder Tech­no­lo­gien er­wähnt, zu denen ver­tie­fen­de Informatio­nen hilf­reich erschei­nen, soll­te auf die­se hin­gewiesen wer­den – im Ide­al­fall sind ver­tiefende Informatio­nen im Inter­net vor­handen, auf die über einen dann durch den Leser direkt auf­ruf­ba­ren URL ver­wiesen wer­den kann.

Zur Erstel­lung von Foto­pro­to­kol­len kann grundsätz­lich jede Text­ver­ar­bei­tung verwen­det wer­den. Ver­sendet wer­den soll­ten Fotopro­tokolle in einem ver­breiteten, nicht veränder­baren und for­mat­treu­en For­mat – der­zeit also in der Regel als PDF. Hier­bei soll­te auf eine ge­eignete Auf­lö­sung der ent­hal­te­nen Fotos ge­achtet wer­den – vie­le PDF-Export­fil­ter und PDF-Dru­cker­trei­ber redu­zie­ren die Auf­lö­sung von ein­gebetteten Bil­dern bei unver­än­der­ten Stan­dard­einstellungen zu stark, um dem Empfän­ger spä­ter einen Aus­druck in ange­messener Qua­li­tät zu ermög­lichen. Im Zwei­fels­fall emp­fiehlt es sich, vor Versen­den des Doku­ments einen Test­aus­druck zu machen.

Auf dem Markt exis­tie­ren unter­schied­li­che speziali­sierte Soft­ware-Lösun­gen zur Erstel­lung von Foto­protokollen​². Den meis­ten Lö­sungen ge­mein ist die wenig aus­ge­präg­te Un­terstützung für erläu­tern­den Text, der in Foto­protokollen zu nicht-tech­ni­schen The­men wie z. B. in der Organisationsent­wicklung auch meist weni­ger umfang­reich und weni­ger ver­breitet ist. Foto­pro­to­kol­le zu eher tech­ni­schen The­men bedür­fen oft umfangrei­cherer Erläute­rungen, die Ver­wen­dung einer Textverarbei­tung erscheint des­we­gen am sinn­volls­ten und das Beschaf­fen und Erler­nen ei­nes wei­te­ren spe­zialisierten Werk­zeugs we­nig angemessen.