Erst einmal ein Meeting anzusetzen, ist in vielen Organisationen die verbreitetste Methode, ein Thema initial zu bearbeiten – und ein regelmäßiges Meeting oftmals die Methode der Wahl, um etwas zu operationalisieren. Gerade fehlende Kommunikation bzw. mangelnde Zusammenarbeit wird oft vermeintlich durch einen Regeltermin – durch „Regelkommunikation“ – ersetzt.
Wenn aber das einzige Ziel eines Meetings (vgl. hier) ist, einen kommunikativen Mangel zu kompensieren, wird m. E. offenkundig eigentlich nur an Symptomen herumgedoktert. Anders formuliert: Wenn die Kommunikation so wichtig ist, dass man dafür ein (womöglich weit in der Zukunft liegendes) Meeting plant – warum hat ebendiese Kommunikation dann nicht schon längst stattgefunden?
Sind die Kalender so voll, dass Spontanes – insbesondere spontane Kommunikation – nicht mehr möglich ist, muss quasi zwangsläufig für alles ein Meeting angesetzt werden, um Zeit zu reservieren. Ist eine Organisation erst einmal in diesem Zustand, so ist ein sich selbst verstärkendes System von Meeting-Notwendigkeiten entstanden, das jede Entwicklung massiv ausbremst, weil fast alles erst einmal auf den nächsten freien Zeitpunkt (aller Beteiligten!) für ein Meeting warten muss.
Als eine sinnvolle Faustregel erscheint mir an dieser Stelle: Wenn Sie nur deswegen ein Meeting planen, weil sie die beteiligten Personen anders nicht erreichen – schlagen Sie Alarm! Ihre Organisation ist vermutlich in obigem Teufelskreis gefangen. Aber auch, wenn dieser fatale Zustand noch nicht erreicht ist, empfiehlt es sich m. E., jede zu planende Besprechung extrem kritisch zu hinterfragen:
- Was ist das Ziel des Meetings, welchen Sinn erfüllt es für jeden einzelnen Teilnehmer (vgl. hier)?
- Falls das Ziel die Lösung eines (Abstimmungs‑)Problems ist: Löse ich das richtige Problem oder laboriere ich nur an Symptomen herum? Sollte ich vielleicht lieber das eigentliche Problem lösen? Wie könnte ich das Problem ohne eine Besprechung lösen?
- Kann ich das Meeting vielleicht asynchron durchführen (vgl. diesen sehr hörens-/lesenswerten Podcast von Ivan Blatter1)? Habe ich die Werkzeuge dafür und kann jeder damit umgehen?
Ist das Kind bereits in den Brunnen gefallen – bin ich in o. g. „Besprechungsteufelskreis“ bereits gefangen –, reicht es natürlich nicht mehr, sich einfach beim nächsten Mal obige Fragen zu stellen. In diesem Fall hilft nur noch radikales „Vertikutieren“ der Kalender: Jeder für ein Meeting Verantwortliche muss sich dann auch für bereits terminierte Meetings o. g. Fragen stellen – Hand aufs Herz: Braucht es wirklich dieses Meeting? Gerade uralte „traditionelle“ Regeltermine gehören dann auf den Prüfstand – und kommt man auf diese Weise wieder zu einem normalen Zustand der Kalender aller Beteiligten, dürfte die Organisation förmlich aufatmen und eine erfrischende Beschleunigung in vielem erleben!
Fußnoten: