Einfache Projektplanung am Whiteboard

Pro­jekt­ma­nage­ment wird mei­ner Erfah­rung nach gera­de im Bereich der IT-Infra­struk­tur oft­mals erstaun­li­ch halb­her­zig betrie­ben. Der Ablauf folgt häu­fig einem ein­fa­chen Sche­ma: Der­je­ni­ge, der sich im jewei­li­gen Pro­jekt­team technisch/​inhaltlich am besten mit dem Thema aus­kennt, wird expli­zit oder impli­zit zum Pro­jekt­ma­na­ger „ernannt”. Dies wäre fatal, nähme sie oder er die Her­aus­for­de­rung auch tat­säch­li­ch an: Das Exper­ten­wis­sen wäre der Nut­zung weit­ge­hend ent­zo­gen – der Exper­te wäre nicht mehr Bestand­teil des Pro­duk­ti­ons­pro­zes­ses, son­dern (Projekt‑)​Manager. Ein tech­ni­scher Exper­te ist aller­dings nicht zwin­gend ein Pro­jekt­ma­nage­ment-Exper­te. Exper­ten­wis­sen kommt nicht von unge­fähr, son­dern ent­steht typi­scher­wei­se durch hohe Spe­zia­li­sie­rung auf weni­ge (in die­sem Fall tech­ni­sche) The­men – und Pro­jekt­ma­nage­ment gehört oft­mals eben nicht dazu. Zum Glück (?) bleibt uns zumin­dest die­ses dann auch meist erspart: Den­no­ch als „Pro­jekt­ma­na­ger” für den Erfolg des IT-Pro­jekts ver­ant­wort­li­ch gemacht, bleibt dem Exper­ten nichts ande­res übrig, als seine wah­ren Fähig­kei­ten ein­zu­brin­gen – die best­mög­li­che Arbeit an den Pro­jektinhal­ten zu lei­sten. Das Pro­jekt bleibt fak­ti­sch unge­ma­nagt und womög­li­ch leh­nen sich auch noch alle ande­ren Betei­lig­ten gemüt­li­ch zurück: Der Experte/​Projektmanager tut ja schon alles für den Erfolg!

Eine Dop­pel­rol­le wie sie geschil­dert wurde wirk­li­ch sinn­voll „unter einen Hut zu brin­gen”, erfor­dert viel Erfah­rung und einen extrem refle­xi­ven Umgang mit wech­seln­den „Hüten”​1. Ein Mini­mum an struk­tu­rier­tem Pro­jekt­vor­ge­hen in die Pro­jekt­orga­ni­sa­ti­on eines nicht zu gro­ßen Pro­jekts ein­zu­brin­gen, ist jedoch gar nicht schwer – auch nicht für IT-Spe­zia­li­sten. Letz­te­re nei­gen dazu, als aller­er­stes nach der zu ver­wen­den­den Soft­ware zu fra­gen2 – ich per­sön­li­ch bevor­zu­ge und emp­feh­le zumin­dest für klei­ne­re Pro­jek­te ein­fach ver­wend­ba­re „Hard­ware”: Whi­te­board und Haft­no­ti­zen3.

Projektplanung am Whiteboard

Pro­jekt­pla­nung folgt in der Regel einem ein­fa­chen Sche­ma4:

  • In einem ersten Schritt wer­den die Arbeits­pa­ke­te gesam­melt …
  • … und anschlie­ßend zu einem Pro­jekt­struk­tur­plan quasi geclu­stert.
  • Ist man sich sicher – die struk­tu­rier­te Dar­stel­lung des Pro­jekt­struk­tur­plans hilft hier unge­mein –, die not­wen­di­gen Tätig­kei­ten eini­ger­ma­ßen voll­stän­dig erfasst zu haben, gilt es, die Abhän­gig­kei­ten zu model­lie­ren. Hier­für eig­net sich z. B. ein extrem ver­ein­fach­ter Netz­plan. Neben den Arbeits­pa­ke­ten wer­den in die­sem Schritt auch wei­te­re Vor­aus­set­zun­gen model­liert. Zudem ist zu hof­fen, dass einem spä­te­stens jetzt auf­fällt, wel­che Tätig­kei­ten man zuvor über­se­hen hat und in Form wei­te­rer Arbeits­pa­ke­te nach­tra­gen muss.
  • Nun gilt es, die Auf­wän­de für die Durch­füh­rung der ein­zel­nen Tätig­kei­ten mög­lich­st genau zu schät­zen5 – die Grund­la­ge u. a. für die Zeit- und Res­sour­cenpla­nung.
  • Anschlie­ßend kön­nen die Arbeits­pa­ke­te auf die Team­mit­glie­der ver­teilt und mit Ter­mi­nen ver­se­hen wer­den.

Dies alles lässt sich extrem ein­fach allein oder (mei­nes Erach­tens bes­ser) in der Grup­pe zusam­men mit allen Betei­lig­ten – dem kom­plet­ten Pro­jekt­team – mit Haft­no­ti­zen am Whi­te­board erle­di­gen:

Arbeitspakete sammeln

Diese Phase als „Brain­stor­ming” zu bezeich­nen, ist metho­di­sch nicht ein­mal eini­ger­ma­ßen kor­rekt – auch, wenn es oft so aus­sieht: In der Regel haben die Mit­glie­der des Pro­jekt­teams eine gute Vor­stel­lung davon, wel­che Tätig­kei­ten zur Errei­chung des Pro­jekt­ziels not­wen­dig sind. Des­we­gen ist es meist zweck­mä­ßig, die ein­zel­nen Arbeits­pa­ke­te ähn­li­ch wie beim Brain­stor­ming „auf Zuruf” auf Haft­no­ti­zen (oder Mode­ra­ti­ons­kar­ten6 oder z. B. wie im Falle der bei­spiel­haf­ten Abbil­dun­gen im Text auf Stat­tys Notes) auf­zu­schrei­ben und sofort (meist noch eher unsor­tiert) für alle sicht­bar auf­zu­hän­gen.

Whiteboard-Projektmanagement - Arbeitspakete auf Haftnotizen sammeln

Durch die gemein­sa­me Sicht auf die Samm­lung wird jeder Teil­neh­mer ani­miert, Feh­len­des zu suchen und bei­zu­tra­gen – die „inne­re Dyna­mik” der Situa­ti­on führt meist bereits jetzt auf eine sehr prag­ma­ti­sch-ein­fa­che Weise zu annä­hern­der Voll­stän­dig­keit. Soll­te man zu die­sem Zeit­punkt bereits zeit­li­che Auf­wän­de auf den Haft­no­ti­zen ver­mer­ken wol­len, sind alle an der Auf­wands­schät­zung betei­ligt – die Güte der Schät­zung dürf­te stei­gen und die Par­ti­zi­pa­ti­on am Pro­zess die Akzep­tanz erhö­hen.

Einen Projektstrukturplan erstellen

Nun gilt es, die Arbeits­pa­ke­te sinn­voll zu struk­tu­rie­ren. Ergeb­nis ist ein mehr oder min­der über­sicht­li­cher Pro­jekt­struk­tur­plan – geglie­dert bei­spiels­wei­se nach Pro­jekt­pha­sen7:

Whiteboard-Projektmanagement - Projektstrukturplan am Whiteboard

Die Haft­no­ti­zen (lies: Arbeits­pa­ke­te) wer­den so zu Teil­auf­ga­ben grup­piert und diese – z. B. mit Haft­no­ti­zen einer ande­ren Farbe oder direkt am Whi­te­board – mit Bezeich­nun­gen ver­se­hen. Fällt eine Tätig­keit auf, die zur Errei­chung des Pro­jekt­ziels fehlt, wird sie ergänzt.

Da der erstell­te Pro­jekt­struk­tur­plan im näch­sten Schritt der dem Whi­te­board eige­nen8 Ver­gäng­lich­keit zum Opfer fällt – die Haft­no­ti­zen neu und anders struk­tu­riert wer­den – emp­fiehlt es sich, den Zustand jetzt durch ein Foto zu doku­men­tie­ren (vgl. das Kapi­tel „Doku­men­tie­ren” ab S. 107 in den „Com­pu­ter­ma­lern”).

Einen einfachen Netzplan erstellen

Ent­schei­dend, jedoch selbst in klei­ne­ren IT-Pro­jek­ten nur schwer zu über­blicken sind die Abhän­gig­kei­ten der Arbeits­pa­ke­te unter­ein­an­der: In aller Regel sind fast immer unter­schied­li­che Exper­ten am Pro­jekt betei­ligt – und deren Spe­zia­li­sie­rungs­grad ist ob der kom­ple­xen Anfor­de­run­gen moder­ner Unter­neh­mens-IT oft so hoch, dass sie oft nur noch ihr Fach­ge­biet, nicht jedoch die Abhän­gig­kei­ten an den „Rän­dern” oder gar außer­halb die­ses Gebie­tes zu über­blicken ver­mö­gen. Ein Netz­plan stellt alle Abhän­gig­kei­ten inner­halb des Pro­jek­tes kom­pakt dar:

Whiteboard-Projektmanagement - Netzplan aus Haftnotizen

Die vor­han­de­nen Haft­no­ti­zen gemein­sam am Whi­te­board zu einem (stark ver­ein­fach­ten) Netz­plan umzu­grup­pie­ren und die Abhän­gig­kei­ten ein­zu­zeich­nen (vgl. „Die Computermaler”, S. 34 – 35), hilft, das gesam­mel­te Wis­sen aller Exper­ten im Pro­jekt­team zusam­men­zu­fas­sen und ver­ständ­li­ch dar­ge­stellt zu „spei­chern”​9.

Aufwände, Termine und Personen

Whiteboard-Projektmanagement - Termin und Personen am ArbeitspaketSpä­te­stens zu die­sem Zeit­punkt soll­ten auch die zeit­li­chen Auf­wän­de geschätzt wor­den sein – oft emp­fiehlt es sich, dies bereits frü­her im Pro­zess zu tun, da nicht alle Mit­glie­der des Pro­jekt­teams bis zum Ende der Bespre­chung blei­ben kön­nen oder wol­len10. Da die geschätz­ten Auf­wän­de eine (hof­fent­li­ch) recht kon­stan­te Eigen­schaft des Arbeits­pa­kets sind, kön­nen sie auf die Haft­no­ti­zen geschrie­ben wer­den (im Bei­spiel grün). Eine Zuord­nung von Ter­mi­nen und Per­so­nen zu den ein­zel­nen Arbeits­pa­ke­ten erfolgt am besten nicht auf, son­dern neben den Haft­no­ti­zen am Whi­te­board. Beide Infor­ma­tio­nen sind im Ver­gleich zur Bezeich­nung des Arbeits­pa­ke­tes wenig kon­stant.

Projektcontrolling am Whiteboard

Ver­fügt man über mehr als ein Whi­te­board oder hat man z. B. die Mög­lich­keit, den Netz­plan Haft­no­tiz für Haft­no­tiz auf eine Mode­ra­ti­ons­wand „umzu­zie­hen”, kann man die Visua­li­sie­rung auch für ein sehr ein­fa­ches, für alle jeder­zeit sicht­ba­res „Con­trol­ling” des Pro­jekts ver­wen­den: Haken Sie Erle­dig­tes ab und kenn­zeich­nen Sie rele­van­te Abwei­chun­gen. Falls der Pro­jekt­um­fang erwei­tert wird und durch „Chan­ges” neue Arbeits­pa­ke­te hin­zu­kom­men, soll­ten Sie diese der Trans­pa­renz hal­ber mit anders­far­bi­gen Haft­no­ti­zen ergän­zen.

Da Sie auf diese Weise mit „Zeit” und „Qua­li­tät”​11 ledig­li­ch zwei der drei Ecken des „Magi­schen Drei­ecks” im Blick haben12, ist diese Visua­li­sie­rung natür­li­ch nur ergän­zend zu einem „ech­ten” Pro­jekt­con­trol­ling13 zu ver­ste­hen – dafür aber für jeden ver­ständ­li­ch und sicht­bar: Das Whi­te­board mit dem Netz­plan könn­te so zum Iden­ti­fi­ka­ti­on stif­ten­den Mar­ken­zei­chen Ihres Pro­jekt­teams wer­den.

Fuß­no­ten:

  1.  Die Meta­pher vom „Hut” ist hier bei Wal­de­fried Pechtl ent­lie­hen, vgl. Pechtl, W.: Orga­nis­mus und Orga­ni­sa­ti­on. Weg­wei­ser und Model­le für Bera­ter und Füh­rungs­kräf­te. Linz: Veri­tas 1995.
  2.  Eine Vari­an­te von Abra­ham Mas­lows Ham­mer bzw. des „Law of the instru­ment”. An die­ser Stel­le sei ins­be­son­de­re dar­auf hin­ge­wie­sen, dass ein­schlä­gi­ge Soft­ware­pro­duk­te zum Pro­jekt­ma­nage­ment alles ande­re als tri­vi­al und ohne Schu­lung o. ä. kaum sinn­voll nutz­bar sind – und vor allem (auch mit Schu­lung) keine Metho­denkennt­nis­se zu erset­zen ver­mö­gen.
  3.  Deut­li­ch ela­bo­rier­ter fin­det sich ein ähn­li­cher Ansatz übri­gens in Sei­fert, Josef W.: Pro­jekt-Mode­ra­ti­on. Pro­jek­te sicher lei­ten, Pro­jekt­teams effi­zi­ent mode­rie­ren. Offen­bach: Gabal Ver­lag GmbH 2004.
  4.  Diese Dar­stel­lung erhebt nicht den Anspruch, lege artis zu sein – Ziel ist viel­mehr, trotz der ein­gangs geschil­der­ten Pro­ble­ma­tik eine eini­ger­ma­ßen sinn­vol­le Pro­jekt­orga­ni­sa­ti­on anzu­re­gen.
  5.  Die Güte der Schät­zung steigt, wenn man alle Betei­lig­ten anhält, erst ein­mal ohne „Puf­fer” zu schät­zen. Den „Puf­fer” kann man spä­ter immer noch dem Gesamt­auf­wand hin­zu­fü­gen. Zur Pro­ble­ma­tik des „Puf­fers” vgl. Gold­ratt, Eliya­hu M.: Die kri­ti­sche Kette: Das neue Kon­zept im Pro­jekt­ma­nage­ment. Frank­furt: Cam­pus, 2002. – ein Werk, das zu lesen auch für den „neben­be­ruf­li­chen” Pro­jekt­ma­na­ger auf jeden Fall loh­nend ist.
  6.  Vgl. „Die Computermaler”, S. 30 ff.
  7.  Alter­na­tiv z. B. objekt­ori­en­tiert am in seine Kom­po­nen­ten zer­leg­ten Pro­dukt – dem Pro­jekt­ge­gen­stand und sei­nen Tei­len.
  8.  Sieht man ein­mal z. B. von der ver­se­hent­li­chen Ver­wen­dung von Per­ma­nent-Mar­kern ab.
  9.  Ver­ges­sen Sie also nicht, das Ergeb­nis durch ein Foto zu doku­men­tie­ren. Whi­te­board-Fotos las­sen sich übri­gens sehr schön mit­tels eines GIMP-Scripts auf­be­rei­ten, vgl. „Sau­be­re Whi­te­board-Fotos”.
  10.  …, man jedoch auf ihre Exper­ti­se ange­wie­sen ist oder sie betei­li­gen und damit „mit in’s Boot holen” möch­te.
  11.  Mir sind eigent­li­ch die Begrif­fe „Lei­stung” oder „Inhalt” lie­ber, „Qua­li­tät” ist jedoch ein­schlä­gig.
  12.  Böse Zun­gen behaup­ten, dass in IT-Pro­jek­ten meist nie­mand die drit­te Ecke – die Kosten, das Bud­get – im Blick hat, vor allem kein IT-Spe­zia­li­st. Bitte hel­fen Sie dabei, mit die­sem Vor­ur­teil auf­zu­räu­men.
  13.  Zum Bei­spiel mit Micro­soft Pro­ject – den bereits visu­ell fest­ge­hal­te­nen gro­ben Netz­plan in Micro­soft Pro­ject zu über­tra­gen, ist vor allem noch Fleiß­ar­beit.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

*