Besser präsentieren mit Sprechernotizen und Referentenansicht

Falls Sie zu den tat­säch­lich nur 20 % (vgl. hier) der Power­Point-Anwen­der gehö­ren, die die Refe­ren­ten­an­sicht fast immer nut­zen, brau­chen Sie die­sen Arti­kel nicht wei­ter zu lesen. Schau­en Sie doch ein­mal auf der The­men­sei­te „Prä­sen­tie­ren“, ob für Sie etwas dabei ist.

Gehö­ren Sie aber zu den fast zwei Drit­teln der Men­schen, die Spre­cher­no­ti­zen und Refe­ren­ten­an­sicht in Power­Point prak­tisch nie nut­zen, ist die­ser Arti­kel genau das Rich­ti­ge für Sie – und wird Ihnen höchst­wahr­schein­lich hel­fen, deut­lich bes­ser zu präsentieren!

Angst vor einem Vortrag …

… zu haben, ist völ­lig nor­mal und mensch­lich. Egal, wie­viel ich geübt habe: Auch ich schwit­ze direkt vor mei­nem „Auf­tritt“ oft Blut und Was­ser. Ich glau­be, ohne zumin­dest ein klein wenig Angst würde ich kei­nen guten Vor­trag hal­ten, ein biss­chen Angst – ein klei­ner Adre­na­lin-Schub – gehört ein­fach dazu.

Pro­ble­ma­tisch wird es, wenn die Angst einen beherrscht, einen den Ein­stieg ver­mas­seln, den Faden ver­lie­ren oder etwas Wich­ti­ges ver­ges­sen lässt – und das ist ja gleich­zei­tig oft gera­de das, wovor man eigent­lich Angst hat. Ein Teufelskreis!

Überfüllte Folie - Slideument - man kann nicht gleichzeitig lesen und zuhören

Selbst erfah­re­ne Refe­ren­ten begin­nen dann, sich im Vor­feld mög­lichst gut „abzu­si­chern“: Alles, was man nicht ver­ges­sen möch­te, alles, was man zu brau­chen glaubt, um nicht den Faden zu ver­lie­ren, lan­det meist in Form von Stich­punk­ten auf den Folien.

Das Pro­blem ist: Prä­sen­tie­ren Sie mit die­sen Foli­en, wirkt es fast zwangs­läu­fig so, als wür­den Sie die Foli­en vor­le­sen. Schlim­mer noch: Das Publi­kum liest mit, „über­holt“ lesend ihren münd­li­chen Vor­trag – jede Span­nung geht ver­lo­ren. Womög­lich wen­den Sie dem Publi­kum sogar den Rücken zu, um die Foli­en sehen zu kön­nen. Sie haben dann zwar viel­leicht nichts Wich­ti­ges ver­ges­sen – Ihr Publi­kum wird sich aber an diese lang­wei­li­ge „Vor­le­se­stun­de“ kaum erinnern.

TeleprompterMit dem Pro­blem, sich den Text mer­ken zu müs­sen, sind Sie natür­lich nicht allein: Fern­seh­spre­cher, mit allem Was­sern gewa­sche­ne Prä­sen­ta­to­ren, ja selbst der Prä­si­dent der Ver­ei­nig­ten Staa­ten – sie alle nut­zen Tele­promp­ter, um ihren Text oder zumin­dest Stich­wor­te wäh­rend des Vor­trags unauf­fäl­lig im Blick zu haben.

Das Tolle ist: Power­Point bie­tet Ihnen genau diese Funk­ti­on – mit der Refe­ren­ten­an­sicht und den Spre­cher­no­ti­zen:

Sprechernotizen benutzen

Was Sie sagen möch­ten, gehört nicht auf die Folie, son­dern in die Spre­cher­no­ti­zen. In der Stan­dard-Ansicht von Power­Point fin­den Sie diese unter der aktu­ell bear­bei­te­ten Folie – viel­leicht müs­sen Sie sie etwas grö­ßer zie­hen, um genü­gend Platz zum Schrei­ben zu haben:

Sprechernotizen in PowerPoint nutzen

Alles, was Sie in die Spre­cher­no­ti­zen schrei­ben, wird Ihnen spä­ter wäh­rend des Vor­trags in der Refe­ren­ten­an­sicht ange­zeigt. Sie soll­ten aller­dings auf den zur Ver­fü­gung ste­hen­den Platz ach­ten – falls Ihr Note­book beim Prä­sen­tie­ren wei­ter ent­fernt ist, brau­chen Sie in der Refe­ren­ten­an­sicht eine rela­tiv große Schrift (die wird übri­gens erst spä­ter in der Refe­ren­ten­an­sicht ein­ge­stellt, nicht hier) und haben ent­spre­chend wenig Platz für Ihre Stich­punk­te. Ganze Sätze schrei­be ich höchs­tens in die Noti­zen zur ers­ten und zur letz­ten Folie – falls ich diese Sicher­heit für die kri­ti­schen Pha­sen des Ein- und Aus­stiegs zu benö­ti­gen glaube.

Ver­schie­ben Sie also Ihre Stich­wor­te in die Spre­cher­no­ti­zen. Nicht nur, dass Sie das Publi­kum nicht mehr mit Ihren Stich­wor­ten lang­wei­len, Sie gewin­nen auch wert­vol­len Platz für Bil­der und erklä­ren­de Visua­li­sie­run­gen – für eine visu­el­le Unter­ma­lung und Ergän­zung Ihres gespro­che­nen Vor­trags (vgl. hier). Selbst, wenn Ihnen für ein­zel­ne Foli­en keine hilf­rei­che Visua­li­sie­rung ein­fällt: Ein halb­wegs pas­sen­des Foto ist immer noch weni­ger ablen­kend als der bis­he­ri­ge „Lese­stoff“ – und selbst eine leere, schwar­ze Folie kann Spre­cher­no­ti­zen haben, Sie reden dann eben zeit­wei­lig ohne Folie.

Den­ken Sie immer daran: Die Foli­en sind für Ihr Publi­kum, nicht für Sie! Alles, was nur Sie wäh­rend des Vor­trags benö­ti­gen, gehört in die Sprechernotizen.

Die Referentenansicht aktivieren

Zur Nut­zung der Refe­ren­ten­an­sicht benö­ti­gen Sie zwei „Moni­to­re“ – einer davon (der sekun­dä­re) ist Ihr Bea­mer. Prä­sen­tie­ren Sie mit einem Note­book, ist diese Vor­aus­set­zung auto­ma­tisch erfüllt; prä­sen­tie­ren Sie mit einem im Bespre­chungs­raum oder Vor­trags­saal fest instal­lier­ten PC, soll­te die­ser über zwei Gra­fik­aus­gän­ge ver­fü­gen – einen für den Bea­mer und einen wei­te­ren für das Ihnen zuge­wand­te Dis­play mit der Referentenansicht:

Referentenansich in PowerPoint nutzen

Power­Point 2013 und 2016 akti­vie­ren die Refe­ren­ten­an­sicht auto­ma­tisch, sofern Sie auf einem End­ge­rät mit zwei Bild­schir­men prä­sen­tie­ren – und das mei­ner Erfah­rung nach sehr zuver­läs­sig. Soll­ten Sie tat­säch­lich noch eine älte­re Ver­si­on von Power­Point nut­zen oder wider Erwar­ten doch Pro­ble­me haben, die Refe­ren­ten­an­sicht zu akti­vie­ren, fin­den Sie u. a. hier eine umfang­rei­che Hil­fe­stel­lung. Es emp­fiehlt sich aller­dings, mit der jeweils aktu­ells­ten Ver­si­on von Micro­soft Office zu arbei­ten – und auf kei­nen Fall mit einer Ver­si­on, für die es keine neuen Sicher­heits­up­dates mehr gibt! Office hat sich in den letz­ten Jah­ren extrem wei­ter­ent­wi­ckelt – viele For­ma­tie­rungs­hil­fen z. B. möch­te ich auf kei­nen Fall mehr mis­sen und auch die Refe­ren­ten­an­sicht hat sich von Ver­si­on zu Ver­si­on stark verbessert.

Ist die Refe­ren­ten­an­sicht erst ein­mal akti­viert, soll­ten Sie Platz für Ihre Noti­zen schaf­fen, indem Sie die ver­schie­de­nen Vor­schau­be­rei­che Ihren Bedürf­nis­sen ent­spre­chend grö­ßer und klei­ner schie­ben und die Schrift­grö­ße anpassen:

Referentenansicht in PowerPoint einrichten - Schriftgröße und Bereiche

Tes­ten Sie die Refe­ren­ten­an­sicht, indem Sie ein­mal durch alle Foli­en „durch­kli­cken“ – mer­ken Sie erst im Vor­trag, dass Ihre (zu) umfang­rei­chen Spre­cher­no­ti­zen in der Refe­ren­ten­an­sicht abge­schnit­ten wer­den, ist es zu spät.

(Besser) präsentieren

Das „Büh­nen­bild“ für eine Prä­sen­ta­ti­on mit der Refe­ren­ten­an­sicht ist meist deter­mi­niert durch Kabel­län­gen, Strah­len­gang des Bea­mers und die eige­ne Kurz­sich­tig­keit: Das Dis­play mit der Refe­ren­ten­an­sicht soll­te aus mög­lichst jeder Posi­ti­on, die Sie wäh­rend des Vor­trags ein­zu­neh­men geden­ken, für Sie les­bar sein. Es soll­te zudem nicht zu tief und in Blick­rich­tung zwi­schen Ihnen und dem Publi­kum posi­tio­niert sein, damit Sie den Blick nur wenig und kurz vom Publi­kum abwen­den und nicht zu sehr sen­ken müs­sen. Stel­len Sie not­falls einen klei­nen Tisch vor sich, auf dem Sie Ihr Note­book plat­zie­ren kön­nen – und nut­zen Sie auf jeden Fall eine Fern­be­die­nung („Pre­sen­ter“)​1, damit Sie sich frei und unab­hän­gig von der Posi­ti­on des Note­books im Raum bewe­gen kön­nen. Tes­ten Sie, ob Sie Ihre Spre­cher­no­ti­zen wirk­lich lesen kön­nen, wie weit die Fern­be­die­nung wirk­lich reicht und wo Sie nicht ste­hen dür­fen, um nicht im Strah­len­gang des Bea­mers zu stehen.

Jetzt sind Sie bereit – für eine an- und auf­re­gen­de Prä­sen­ta­ti­on ohne end­lo­se Stich­punkt-Foli­en, aber trotz­dem mit „Netz und dop­pel­tem Boden“ für den Fall eines Text-Hän­gers. Viel Erfolg!

Fuß­no­ten:

  1.  Mit wirk­lich fri­schen Batterien.

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